2026/08/26 11:03:28

В ходе масштабной реорганизации крупный российский банк столкнулся с проблемой, характерной для компаний со сложной структурой: правила взаимодействия подразделений менялись быстрее, чем удавалось обновлять маршруты документооборота. Необходимость соблюдения множества условий и локальных правил, ошибки при ручной перенастройке маршрутов замедляли работу и создавали в процессах узкие места. Команда «Диасофт» помогла банку решить эту проблему, используя функциональные возможности платформы Digital Q.Balance. В результате цикл перенастройки маршрутов сократился почти на 70% — с пяти до полутора рабочих дней.

Проект начинался как внедрение единой платформы Digital Q.Balance для управления административно-хозяйственной деятельностью (АХД), в том числе для автоматизации бюджетирования и настройки электронного документооборота. В ходе проекта в единой системе организован учет АХД, сформированы хабы по предметным областям на базе дочерних банков, автоматизировано их взаимодействие с финансовым департаментом при бюджетном контроле платежей и проверке списаний.

После внедрения платформы «Диасофт» банк приступил к реорганизации: одни подразделения создавались, другие меняли свои функции, корректировались правила взаимодействия между участниками процессов. Каждое такое изменение требовало обновления маршрутов согласования. При этом маршруты движения документов в банке крайне сложные — много ветвлений, условий, этапов, исполнителей, промежуточных проверок, переходов и локальных правил отдельных подразделений.

Первые итерации перенастройки маршрутов документооборота занимали около пяти рабочих дней, и при поступлении очередных изменений команда не всегда успевала адаптировать процессы к этим изменениям.

Команда «Диасофт» подошла к решению задачи комплексно: использовала возможности гибкой настройки Digital Q.Balance для пересмотра маршрутов согласования и изменила процесс передачи и обработки требований.

Во-первых, с помощью Digital Q.Balance были настроены сложные маршруты с учетом множества факторов в движении документов. Платформа уже содержит базовые инструменты для автоматизации документооборота: готовые шаблоны, настройки маршрутизации, согласования и прав доступа, средства подписания ЭЦП любых внутренних документов и механизм взаимодействия с различными системами операторов ЭДО. Дополнительно был разработан только механизм выгрузки настроек.

Кроме этого, платформа решает следующие задачи:

• бюджетирование и управление закупками (сметное планирование, контроль лимитов и отражение факта при проведении платежей, аллокации и т. д.);
• учет хозяйственных договоров и расчетов с контрагентами (расходные и доходные договоры, оплата и выставление счетов, проведение платежей/списаний по графикам, учет первичных документов);
• учет всех видов имущества по различным стандартам (ФСБУ, НК РФ, МСФО) – поступление, перемещения, амортизация, пересмотр стоимости, выбытие, инвентаризация и т. д.;
• расчет с подотчетными лицами (командировки, представительские мероприятия, выдача авансов и т. д.);
• контроль уплаты налогов и предоставления отчетности (НДС, имущественные налоги, уведомления и декларации, статистическая и прочая отчетность).

Во-вторых, вместо того, чтобы просто механически ускорить рутинную работу, команда «Диасофт» автоматизировала работу с требованиями. Чтобы привести в порядок и оптимизировать работу с документами, были использованы следующие инструменты:

• Стандартизация входных данных. Вместо произвольных, громоздких файлов введен контролируемый формат передачи изменений: упрощенный и структурированный Excel шаблон, в котором каждая запись описывает одно правило или ветвление. Это сразу упростило чтение и автоматизированную обработку документов.
• Шаблоны конфигураций. Использование набора шаблонов и процедуры автоматического разбора приходящих файлов позволило переводить спецификации из шаблона в рабочие объекты системы с минимумом ручного труда.
• Автоматическая обработка поступающих спецификаций и обратная связь. Проведение кратких сессий с куратором проекта со стороны банка по вопросам работы с шаблонами позволило избежать неоднозначного толкования поступающих пакетов данных и снизить долю правок.

«В крупных организациях документооборот часто зависит от множества локальных правил: кто согласует документ, при каких условиях маршрут меняется, какие подразделения подключаются на разных этапах. Когда оргструктура быстро перестраивается, такие правила нужно обновлять без задержек. В этом проекте ключевым стало не только техническое внедрение, но и стандартизация самого процесса изменений: мы перевели входящие требования в предсказуемый формат и за счет этого сократили цикл перенастройки почти на 70%», — отметили в «Диасофт».

Комбинирование инструментов стандартизации входных данных, встроенных шаблонов и процессной дисциплины быстро показало значительный рост эффективности — среднее время перенастройки одного пакета требований сократилось более чем в три раза. Совокупная экономия рабочего времени на обработку пакетов изменений составила примерно 52,5 человеко-дня, или около 2,5 человеко-месяца. Всего за период реорганизации банк направил около 15 пакетов требований с частотой в среднем один раз в две недели. Кроме того, выросла пропускная способность команды: специалисты смогли обрабатывать больше пакетов в том же временном окне, и риск отставания в перенастройке маршрутов был снят. Качество внедрений повысилось за счет валидации входных пакетов данных и регламентированных проверок.

Кейс показывает, что при быстрых организационных изменениях критична не только функциональность используемой платформы, но и ее гибкость. Нужна такая система, которая поддерживает тонкую настройку маршрутов и правил документооборота без дополнительной и длительной доработки. Когда взаимодействие между заказчиком и командой внедрения структурировано, требования поступают в едином формате, а процесс управления изменениями понятен, система быстрее адаптируется к новой оргструктуре, и бизнес может быть избавлен от операционных проблем.