Работник может попросить несколько дней за свой счёт по семейным обстоятельствам, для решения личных вопросов или по иной уважительной причине. Однако одного устного согласования с руководителем недостаточно: период отсутствия нужно закрепить документами, иначе невыход на работу может превратиться в спор о прогуле.

По общему правилу отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по письменному заявлению и соглашению сторон. В деловой речи также используют формулировку «отпуск без сохранения зарплаты». Работодатель оценивает причину и вправе согласовать всю запрошенную продолжительность, предложить другой срок либо отказать. Исключение — случаи, когда закон прямо обязывает предоставить неоплачиваемые календарные дни.

Это период, когда сотрудник временно освобождается от работы, но действует сохранение его должности. Заработный доход за эти дни не начисляется: оплата отсутствует, поскольку труд не выполняется. Такой период не заменяет ежегодный оплачиваемый отпуск и не уменьшает его установленную продолжительность.

Основное основание — ст. 128 ТК РФ. Для обычной личной ситуации максимальный срок законом не установлен: стороны могут согласовать один день, неделю или более длительное время. Компания не должна оформлять отсутствие по собственной инициативе, например из-за нехватки заказов. Если работы нет, применяются правила о простое, включая предусмотренную законом оплату, а не принудительное сохранение нулевого заработка.

В обязательных случаях отказ неправомерен, если работник подал письменное заявление и подтвердил специальный статус или событие. Предоставление и сохранение рабочего места гарантируются в пределах, установленных ТК РФ и другими федеральными законами; большую продолжительность стороны могут согласовать дополнительно.

Отдельные гарантии предусмотрены для поступающих и обучающихся; других категорий ( ст. 173 ТК РФ, ст. 286 ТК РФ).  Коллективный договор также может устанавливать дополнительные случаи, например для родителей несовершеннолетних детей или работника, который ухаживает за родственником с инвалидностью I группы. Поэтому перед отказом кадровику важно проверить не только ст. 128 ТК РФ, но и специальные нормы, локальные документы компании.

Документооборот должен подтверждать волю сотрудника и решение компании. Сначала согласуйте даты и убедитесь, что выбранное основание действительно даёт обязательную гарантию либо требует согласия работодателя. Правильное оформление обеспечивает сохранение единой хронологии во всех кадровых документах.

1. Получите заявление. Работник указывает дату начала, количество календарных дней и причину. Для обязательного случая желательно приложить подтверждающие документы; если их нельзя получить заранее, порядок передачи можно согласовать отдельно.

2. Рассмотрите просьбу. Если предоставление зависит от соглашения сторон, руководитель фиксирует согласие на заявлении или в принятом в компании маршруте согласования. Самовольный уход до получения решения рискован.

3. Издайте приказ. Можно применять унифицированную форму Т-6 или собственную форму с обязательными реквизитами. В документе указывают вид отсутствия, даты, число календарных дней и ссылку на заявление.

4. Ознакомьте сотрудника с решением. Закон прямо не требует подписи на приказе именно для такого случая, но ознакомление снижает риск разногласий о согласованных датах.

5. Отразите период в табеле. Код зависит от причины: отсутствие по разрешению работодателя «ДО» (цифровой код 16)  или обязательное предоставление по закону «ОЗ» (цифровой код 17).

Если стороны договорились о досрочном выходе, безопаснее получить обращение сотрудника и оформить отдельный приказ. Односторонний отзыв законом не урегулирован, поэтому работодатель не должен требовать вернуться раньше согласованной даты без согласия человека.

За согласованный период зарплата не начисляется. Если сотрудник отработал только часть месяца, заработная плата рассчитывается за фактически выполненную работу. Праздничные и выходные дни внутри периода входят в его календарную продолжительность и не продлевают его, поскольку специальные правила ежегодного оплачиваемого отдыха здесь не применяются.

Для стажа, который даёт право на ежегодный основной оплачиваемый отдых, учитываются только первые 14 календарных дней таких периодов в течение рабочего года. Дни сверх этого лимита сдвигают границу рабочего года. Например, если человек использовал 20 календарных дней, шесть дней не войдут в отпускной стаж. Такое сохранение места работы не означает сохранение всего стажа без ограничений. 
Сотрудник принят 01.03.2026, рабочий год — до 28.02.2027, и взял 20 дней за свой счёт. Из них 14 дней войдут в стаж, 6 — нет, поэтому рабочий год закончится 06.03.2027, а следующий начнётся 07.03.2027. Если отпусков без оплаты несколько, их дни суммируют в пределах рабочего года.

Средний заработок рассчитывают по правилам постановления Правительства РФ: время и начисления за период без оплаты исключают из расчётного периода. Сохранение должности не означает сохранение среднего заработка. Кадровые сведения и бухгалтерский учёт должны совпадать, поэтому приказ, табель и расчёт зарплаты лучше проверять в одном контрольном маршруте.

Да, если просьба основана только на семейных обстоятельствах или другой уважительной причине, но сотрудник не относится к льготной категории и специальная обязанность не предусмотрена законом или коллективным договором. Решение лучше сообщить письменно. Оно должно быть недискриминационным и одинаково применяться к сопоставимым ситуациям.

Нельзя отказать в пределах гарантированной продолжительности, когда представлены необходимые сведения и документы. Если человек просит больше дней, обязательна только установленная законом часть, а дополнительное время предоставляется по соглашению. Использовать дни без согласования нельзя: самовольное отсутствие может быть признано прогулом, но до взыскания работодатель обязан запросить объяснение и соблюсти процедуру.

Проблемы чаще возникают не из-за самой просьбы, а из-за расхождения документов и фактических действий. Перед закрытием табеля проверьте следующие ситуации:

•  руководитель устно разрешил не выходить, но заявление и приказ отсутствуют;

•  компания вынуждает персонал уходить за свой счёт из-за снижения загрузки;

•  обязательная льгота ошибочно рассматривается как просьба, в которой можно отказать;

•  в приказе и табеле указаны разные даты или причины отсутствия;

•  дни сверх 14 календарных дней не учтены при расчёте отпускного стажа;

•  работника вызывают раньше срока без его письменного согласия.

Для исправления сначала восстановите фактическую хронологию: заявление, решение руководителя, приказ, табель и начисления. Не оформляйте документы задним числом только ради формального комплекта. Если ошибка повлияла на заработный расчёт или рабочий год, кадровая служба и бухгалтерия должны согласованно внести корректировки.

Безопасная процедура строится на трёх проверках: есть ли у сотрудника обязательное право, согласованы ли точные даты и одинаково ли они отражены во всех документах. Отпуск за свой счёт нельзя использовать как способ переложить на персонал расходы компании. Если обязанность отсутствует, стороны договариваются; если она установлена законом, работодатель предоставляет гарантированные дни на основании письменного обращения.

Специалисты «Капитал Кадры» могут проверить кадровые документы, порядок предоставления дней без оплаты и расчёт рабочего года, а также помочь устранить расхождения между заявлениями, приказами, табелем и начислениями.