Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej planuje wdrożenie nowego systemu, który ma zrewolucjonizować sposób zawierania i obsługi prostych umów cywilnoprawnych oraz umów o pracę. Z rozwiązania będą mogły skorzystać mikroprzedsiębiorcy, podmioty zatrudniające nie więcej niż dziewięć osób, rolnicy, a także osoby fizyczne.

• Nowy system umożliwi łatwe i bezpieczne zawieranie umów o pracę, umów cywilnoprawnych i umów z nianiami w formie elektronicznej.
• Celem systemu jest uproszczenie procedur, ograniczenie "szarej strefy" oraz zapewnienie lepszej kontroli nad rynkiem pracy.
• System będzie dostępny przez portal praca.gov.pl i umożliwi zgłaszanie pracowników do ZUS i KAS, a także przechowywanie dokumentacji elektronicznej.

Kto będzie mógł skorzystać z elektronicznych umów o pracę?

Z rozwiązania będą mogły skorzystać mikroprzedsiębiorcy, podmioty zatrudniające nie więcej niż dziewięć osób, rolnicy, a także osoby fizyczne. Celem wprowadzanych zmian jest uproszczenie procesu zawierania umów, poprawa bezpieczeństwa oraz ograniczenie "szarej strefy" na rynku pracy.

Nowoczesny system stworzony przez MRPiPS umożliwi użytkownikom łatwe tworzenie i zarządzanie dokumentami związanymi z zatrudnieniem, takimi jak umowy o pracę, umowy zlecenia, czy umowy uaktywniające.

System będzie opierał się na szablonach zgodnych z obowiązującymi przepisami, co ma na celu uproszczenie procedur zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Oprócz umów, w systemie będzie można także tworzyć:

• aneksy,
• wypowiedzenia,
• świadectwa pracy
• inne dokumenty związane z zatrudnieniem.

Dokumenty pracownicze będą przechowywane w formie elektronicznej

Dzięki systemowi możliwe będzie także zgłoszenie pracownika lub zleceniobiorcy do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, a także do opodatkowania. Wszystkie wytworzone dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej, co zapewni ciągły dostęp do nich z poziomu portalu praca.gov.pl.

Aby skorzystać z systemu, użytkownicy będą musieli zalogować się za pomocą profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Konto w portalu praca.gov.pl będzie kluczowe do korzystania z systemu, który będzie stale rozwijany przez MRPiPS. Wdrożenie systemu zaplanowane jest na połowę 2025 roku.

Szara strefa będzie ograniczona dzięki elektronicznemu zawieraniu umów?

Głównym celem wdrożenia nowego systemu jest zmniejszenie liczby umów zawieranych "na czarno", w tzw. szarej strefie. Dzięki zautomatyzowanemu procesowi i ewidencji umów, ministerstwo ma pełną kontrolę nad zawieranymi umowami, co pozwoli na skuteczniejsze monitorowanie rynku pracy. System ma również uprościć i przyspieszyć proces administracyjny związany z zatrudnieniem.

Jakie umowy będą mogły być zawierane elektronicznie?

System umożliwi zawieranie, zmienianie i rozwiązywanie trzech głównych typów umów:

• Umowa o pracę – zarówno na okres próbny, czas określony, jak i na czas nieokreślony.
• Umowa zlecenie – zawierana na świadczenie usług.
• Umowa uaktywniająca – przeznaczona dla osób zatrudniających nianię do opieki nad dzieckiem.

Tylko część podmiotów będzie miała możliwość skorzystania z elektronicznego podpisania umowy. (fot. pixabay) Kto będzie mógł korzystać z nowego, elektronicznego systemu?

Z nowego systemu będą mogły skorzystać mikroprzedsiębiorstwa, rolnicy, osoby fizyczne (np. rodzice), a także podmioty zatrudniające mniej niż dziesięciu pracowników. W ramach umowy uaktywniającej, system będzie umożliwiał zawieranie umów pomiędzy rodzicami a nianiami, co ma ułatwić formalności związane z opieką nad dziećmi.

Aby zawrzeć umowę w systemie, strony muszą wyrazić zgodę i wprowadzić niezbędne dane. Wymagana będzie także weryfikacja tożsamości poprzez podpis kwalifikowany lub zaufany. Po podpisaniu umowy, zostanie ona zarejestrowana w systemie, a obie strony będą miały dostęp do jej elektronicznej wersji.

Koszt realizacji projektu szacowany jest na około 5,5 miliona złotych, a finansowanie pochodzić będzie z funduszy publicznych, w tym Funduszu Pracy. Wdrożenie systemu ma zostać zakończone w połowie 2025 roku.