Главбух вправе подписать документ личной УКЭП, которую он выпустил на себя как на физлицо в аккредитованном удостоверяющем центре.

Использовать подпись директора нельзя, так как с 1 сентября 2024 года сертификаты сотрудников, которые привязаны к организации, утратили силу. Основание — ст. 5 ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ и изменения, которые внес ФЗ от 27.12.2019 № 476-ФЗ. 

УКЭП физлица сама по себе не связывает бухгалтера с организацией. Нужна МЧД, которую руководитель подпишет своей УКЭП с прямым указанием на то, что у представителя будет право подписывать договоры поставки.

При этом для ФНС не будет иметь значения приказы, должностные инструкции и трудовые договоры, которые позволяют главному бухгалтеру подписывать договор. Основание — ст. 17.2 Закона № 63-ФЗ: если от имени юрлица действует не руководитель, а представитель, при подписании электронного документа УКЭП нужно предоставлять доверенность в машиночитаемом виде.

Формат и требования к МЧД регулируются ст. 17.5 аналогичного закона и приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857.