Электронный документооборот помогает компаниям создавать, согласовывать, подписывать, отправлять и хранить документы без бумаги. Но ЭДО не является единым процессом: его можно разделить на несколько видов в зависимости от того, кто участвует в обмене и какие задачи решает система.

Такое разделение помогает бизнесу точнее выбрать инструменты автоматизации и не внедрять лишние функции там, где они не нужны.

Этот вид используется внутри одной организации. Через цифровую систему сотрудники могут согласовывать служебные записки, приказы, заявки, регламенты, внутренние акты и другие документы.

Главная задача внутреннего ЭДО – ускорить движение информации между подразделениями. Вместо передачи бумаг из кабинета в кабинет документ проходит заданный маршрут автоматически, а его статус можно проверить в системе.

Такой подход особенно полезен компаниям с несколькими филиалами или распределенной командой.

В этом случае участниками обмена выступают разные юридические лица или индивидуальные предприниматели. Через оператора ЭДО компании могут передавать договоры, акты, счета, универсальные передаточные документы и другую деловую документацию.

Для юридически значимого обмена часто применяется усиленная квалифицированная электронная подпись. Она позволяет подтвердить подписанта и при соблюдении требований законодательства приравнивает электронный документ к бумажному экземпляру с собственноручной подписью.

Отдельное направление – КЭДО. Оно охватывает взаимодействие работодателя и сотрудников: ознакомление с локальными актами, оформление заявлений, приказов, соглашений и других кадровых документов.

Для такого процесса действуют специальные требования трудового законодательства, поэтому его обычно рассматривают отдельно от общего внутреннего документооборота.

Еще один формат используется, когда бизнес подписывает документы не с контрагентами, а с клиентами-физлицами. Такой сценарий востребован в медицине, образовании, недвижимости, туризме, автосервисах и других отраслях с большим количеством частных заказчиков.

Человек может получить договор, согласие, заявление или иной документ онлайн и подписать его удаленно предусмотренным способом.

Именно на таких процессах специализируется компания F.Doc – сервис помогает организациям переводить подписание документов с физическими лицами в электронный формат.

Системы можно классифицировать и по характеру процессов. Например, выделяют договорной, финансовый, организационно-распорядительный и отраслевой документооборот.

Однако на практике одной компании часто нужны сразу несколько направлений. Она может использовать одну систему для обмена с контрагентами, другую – для кадровых документов и отдельное решение для клиентов.

Начинать лучше не с выбора конкретного сервиса, а с анализа документооборота. Нужно понять, с кем компания обменивается документами, какие из них наиболее массовые и где сотрудники тратят больше всего времени на ручную работу.

После этого проще определить, какой вид ЭДО даст максимальный эффект. Главное – не пытаться сразу оцифровать все процессы, а последовательно переводить в электронный формат те участки, где автоматизация действительно сокращает расходы и ускоряет работу.