Главное изменение — переход на обязательный электронный формат отдельных перевозочных документов. С 1 сентября 2026 года ЭТрН оформляется исключительно в электронном виде через оператора ЭДО — это требование распространяется на большинство коммерческих грузоперевозок, включая перевозку маркируемой продукции (например, пива, сидра, медовухи) на основании закона от 07.06.2025 № 140‑ФЗ.

При этом обязательность именно электронного формата путевого листа установлена не для всех перевозок: ЭПЛ в электронном виде обязателен только при перевозке маркируемой алкогольной продукции (Постановление Правительства от 28.11.2025 № 1944), пассажирских перевозках и перевозках опасных грузов; для остальных коммерческих грузоперевозок допускается как электронный, так и бумажный формат согласно ст. 6 закона № 259‑ФЗ.

Для перевозок «для собственных нужд» транспортная накладная не требуется — достаточно путевого листа (в разрешённом формате) и внутренних документов.

Цель изменений — повысить прозрачность перевозок и упростить контроль за расходами; требования закреплены в актах Минтранса и ФНС.

Расходы на перевозку признаются для налога на прибыль при соблюдении трех условий: они экономически обоснованы, направлены на получение дохода и документально подтверждены (ст. 252 НК).

В зависимости от ситуации схема учета отличается:

Здесь работает связка документов:

• ЭТрН подтверждает факт перевозки: кто, что, куда и когда перевез. Это основание для признания расходов на услуги перевозчика.

• ЭПЛ раскрывает «внутреннюю кухню» рейса: пробег, расход топлива, время работы водителя, отметки о медосмотре и техконтроле. Он нужен, чтобы обосновать затраты на ГСМ, зарплату и амортизацию.

Транспортная накладная не нужна. Для подтверждения расходов достаточно:

• ЭПЛ;

• актов выполненных работ или иных внутренних документов;

• платежных документов и чеков на ГСМ;

• данных систем мониторинга (ГЛОНАСС/GPS).

• Сведения о грузоотправителе, грузополучателе и перевозчике (наименование, ИНН, адрес).

• Данные о грузе: наименование, количество мест, масса, габариты, особые условия перевозки.

• Маршрут: пункты погрузки и выгрузки, даты и время.

• Транспортное средство: марка, модель, госномер.

• Подписи (КЭП) всех участников: грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя — по каждому этапу (погрузка, передача, приемка).

• Срок действия документа (дата или период).

• Сведения об организации/ИП, оформившем документ (наименование, адрес, ОГРН/ОГРНИП, телефон).

• Данные ТС: марка, модель, госномер, показания одометра при выезде и возвращении, результат предрейсового контроля.

• Сведения о водителе: Ф.И.О., СНИЛС, данные водительского удостоверения.

• Отметки о медосмотрах: дата, время, результат, подпись медработника (КЭП).

• Вид сообщения (городское, пригородное, междугороднее) и вид перевозки.

Дополнительно в ЭПЛ в электронном формате появляется QR‑код — он нужен для быстрой проверки инспектором ГИБДД.

1. Договор перевозки (или иной договор, в рамках которого осуществляется перевозка).

2. ЭТрН — подтверждает факт оказания услуги.

3. ЭПЛ — раскрывает затраты на рейс (пробег, ГСМ, работа водителя).

4. Акт выполненных работ (если предусмотрен договором).

5. Платежные документы (платежные поручения, кассовые чеки).

6. Дополнительные подтверждения: данные систем мониторинга (ГЛОНАСС), чеки с АЗС, путевые отчеты.

• Полнота реквизитов. Нет показаний одометра или отметки о медосмотре — путевой лист не подтвердит списание ГСМ.

• Связность данных. Маршрут в ЭТрН должен совпадать с маршрутом в ЭПЛ и данными ГЛОНАСС.

• Реальность сделки. Если у перевозчика нет транспорта или водителей, указанных в документах, расходы могут снять.

Компания заказала доставку партии товаров у транспортной компании. Перевозчик оформил ЭТрН, водитель — ЭПЛ. В бухгалтерии для подтверждения расходов собрали:

• договор с перевозчиком;

• ЭТрН с подписями всех сторон;

• ЭПЛ с полными реквизитами, показаниями одометра и отметками о медосмотре;

• акт выполненных работ и платежное поручение.

Такой комплект документов полностью закрывает риски по ст. 252 НК.

Компания доставила товар клиенту собственным автомобилем. Транспортная накладная не оформлялась. Для учета расходов использовали:

• ЭПЛ (с полными реквизитами и отметками);

• внутренний акт о доставке;

• чеки на топливо и данные ГЛОНАСС;

• платежные документы.

В этом случае ЭТрН не требовалась, а расходы подтверждены корректно.

• Настройте обмен через оператора ЭДО. Это обеспечит юридическую значимость документов и упростит исправление ошибок.

• Ведите реестр транспортных документов. Фиксируйте даты, номера, статусы и привязку к первичным документам (актам, платежам).

• Регулярно сверяйте данные. Сопоставляйте маршруты, пробег и расход топлива с данными систем мониторинга.

• Храните документы в электронном архиве. Срок хранения первичных документов — не менее 5 лет.

В нашей базе консультаций уже более 200 ответов экспертов по вопросам первичных документов