При получении документов от поставщиков по ЭДО часть счетов-фактур/УПД поступает в формате pdf /excel (неформализованном формате).

Получаемые документы содержат все необходимые реквизиты и подписаны усиленной ЭЦП уполномоченного лица поставщика.

Допустимо ли отражать в учете операции и принимать к вычету НДС на основании счетов-фактур/УПД в формате, отличном от xml, какие риски.

С 1 января 2026 года утратили силу форматы электронных документов, утвержденные ФНС РФ, которыми оформляется передача товаров, работ, услуг. В связи с этим ФНС РФ рекомендовал заранее переходить на использование электронного УПД при отгрузке товаров, работ, услуг, формат которого утвержден ФНС РФ.

При этом налогоплательщики вправе продолжать использовать электронные документы в форматах, не утвержденных ФНС РФ.

Следовательно, Организация вправе принимать УПД в электронном виде в неформализованном формате PDF/Excel, которые при наличии всех обязательных реквизитов и электронной подписи, будут признаваться первичными учетными документами, оформленными в соответствии с требованиями бухгалтерского и налогового законодательства.

Однако, для целей подтверждения вычета по НДС как счет-фактура, так и УПД со статусом «1» в электронной форме должны быть сформированы в соответствии с утвержденным ФНС РФ Форматом версии 5.03 в виде XML-файла.

Соответственно, счет-фактура или УПД со статусом «1», полученный по ЭДО в формате pdf /excel, не соответствующие утвержденному ФНС РФ формату (в виде XML-файла), не будет служить основанием для принятия по нему НДС к вычету (даже если такие документы содержат все необходимые реквизиты и подписаны усиленной ЭЦП уполномоченного лица поставщика).

Во избежание риска отказа в вычете НДС и/или каких-либо претензий со стороны контролирующих органов, рекомендуем для целей подтверждения вычета НДС:

- не принимать/отклонить от поставщиков счета-фактуры или УПД со статусом «1» в неформализованном формате (pdf /excel), например, с указанием причины: «Документ выставлен с нарушением обязательного XML-формата ФНС РФ». Разъяснить поставщикам действующий порядок утвержденного формата ФНС РФ;

- или запросить «бумажные» счета-фактуры, аннулировав при этом ранее присланные документы неформализованного формата (PDF/Excel), во избежание «задвоения» документов.

Для удобства приведем вышеизложенные выводы в виде таблицы (при наличии всех обязательных реквизитов и соответствующих подписей):

При ответе мы исходим из того, что товары, полученные от поставщиков, не являются прослеживаемыми товарами (не подлежат маркировке).

Рассмотрим допустимость принятия к учету счетов-фактур/УПД в неформализованном формате в целях исчисления налога на прибыль, подтверждения вычета по НДС.

Из положений пункта 1 статьи 252 НК РФ следует, что для правомерного признания расходов в целях исчисления налога на прибыль, необходимо единовременное выполнение следующих условий:

- расходы прямо не поименованы в статье 270 НК РФ;

- расходы экономически обоснованы и направлены на получение дохода;

- расходы документально подтверждены.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[2] каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (пункт 8 статьи 3 Закона № 402-ФЗ).

Факт, связанный с принятием товаров (работ, услуг) от поставщиков, является событием, оказывающим влияние на финансовое положение Организации, поэтому такие операции оформляются первичным документом.

Пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (пункт 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

Согласно пункту 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Из приведенных положений можно сделать вывод о том, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным документом в бумажном и/или электронном виде, который может быть составлен в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Следовательно, форматы первичного документа, составленного в электронном виде, законодательством о бухгалтерском учете не регламентированы.

В соответствии с пунктом 1 статьи 93 НК РФ истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ. Листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть пронумерованы и прошиты в соответствии с требованиями, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Представление документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, осуществляется по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Из Письма ФНС РФ от 04.02.2025 № ЕА-2-26/1316@ следует:

«…в соответствии с положениями пункта 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи в неизменном виде.

Если документы в электронной форме составлены не по установленным ФНС России форматам, в случае их истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных налогоплательщиком копий с отметкой о подписании документа электронной подписью (письмо ФНС России от 11.12.2017 N ЕД-4-15/25048). Также копии могут быть представлены в ФНС России в виде пакета сканированных документов, подписанного усиленной электронной подписью.

Указанные копии могут быть направлены в электронной форме в виде скан-образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов). Представление таких документов осуществляется с учетом требований приказа ФНС России от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@ "Об утверждении формата документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах", согласно которым расширение файла скан-образов документов может быть: tif; jpg; pdf; png».

В Письме ФНС РФ от 06.12.2019 № ЕД-4-15/25049 были даны следующие разъяснения:

«Подпунктом 5.9.51 пункта 5 Положения о Федеральной налоговой службе, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506, предусмотрено право ФНС России устанавливать (утверждать) форматы истребуемых у налогоплательщиков, плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов документов, представляемых в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, если полномочия по утверждению форм и (или) форматов указанных документов не возложены Налоговым кодексом Российской Федерации (далее - Кодекс) на иные федеральные органы исполнительной власти.

При этом налоговое законодательство не содержит норм, определяющих обязанность применения налогоплательщиками исключительно форматов первичных учетных документов, которые установлены приказами ФНС России.

Согласно положениям пункта 2 статьи 93 Кодекса в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

В случае если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, то такие истребуемые документы в рамках проведения налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью».

Аналогичные выводы содержат Письма ФНС РФ, от 09.12.2022 № ЗГ-3-26/13861, от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372.

На основании изложенного, можно сделать следующие выводы:

1. ФНС РФ вправе устанавливать форматы документов, в том числе первичных, оформляемых в электронной форме, которые налогоплательщики вправе направлять в электронном виде.

2. Налогоплательщики не обязаны применять форматы электронных первичных документов, установленные ФНС РФ.

3. При использовании налогоплательщиками электронных первичных документов в формате, не установленном ФНС РФ, такие документы могут представляться в ФНС РФ либо в бумажном виде, либо в электронной форме в виде скан-образов документов.

С 01.01.2026 вступил в силу Приказ ФНС РФ от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@, в соответствии с которым с 01.01.2026 утратили силу:

- Приказ ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»;

- Приказ ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»;

- Приказ ФНС РФ от 08.04.2019 № ММВ-7-15/176@ «О внесении изменений в приложения к приказам Федеральной налоговой службы от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@, от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@».

Действующий в настоящий момент формат версии 5.03 утвержден Приказом ФНС от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@ и объединяет счет-фактуру и первичный документ (УПД).

В Информации ФНС РФ, размещенной на официальном сайте от 19.08.2025, разъяснено следующее:

«ФНС России рекомендует начать использовать универсальный передаточный документ (УПД) как основной отгрузочный документ. Это поможет плавно перейти на новые правила и перестроить свои бизнес-процессы. Так, с 1 января 2026 года приказ ФНС России от 20.01.2025 N ЕД-7-26/28@ прекращает действие форматов документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме и документа о передаче результатов работ (услуг) в электронной форме.

Таким образом, с начала нового налогового периода единственным официально признанным электронным документом, подтверждающим отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг, станет универсальный передаточный документ (УПД). Его действующий формат 5.03 утвержден приказом ФНС от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@ и объединяет счет-фактуру и первичный документ.

Напоминаем, что акт выполненных работ и товарная накладная по форме ТОРГ-12 - первичные документы. Товарная накладная ТОРГ-12 - один из самых важных первичных документов в торговле и применяется при передаче товарно-материальных ценностей от продавца к покупателю. Акт выполненных работ (оказанных услуг) оформляется, чтобы зафиксировать факт выполнения работ или оказания услуг.

Проактивная подготовка поможет компании избежать срочного внедрения нового формата и легко перейти на новый режим работы».

Таким образом, с 1 января 2026 года утратили силу форматы электронных документов, утвержденные ФНС РФ, которыми оформляется передача товаров, работ, услуг. В связи с этим ФНС РФ рекомендует заранее переходить на использование электронного УПД при отгрузке товаров, работ, услуг, формат которого утвержден ФНС РФ.

При этом, по нашему мнению, налогоплательщики вправе продолжать использовать электронные документы в форматах, не утвержденных ФНС РФ.

Отметим, что в Информации ФНС РФ, размещенной на официальном сайте от 10.09.2025, были даны схожие разъяснения:

«С 1 января 2026 года налогоплательщики не смогут обмениваться через операторов электронного документооборота электронными документами, составленными по форматам (товарная накладная и акт выполненных работ), в связи с вступлением в силу приказа ФНС России от 20.01.2025 N ЕД-7-26/28@.

Изменения коснутся только тех, кто сейчас принимает и отправляет товарные накладные и акты выполненных работ по форматам из приказов ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551 и N ММВ-7-10/552.

Создавать акты и накладные в электронной форме можно с использованием формата универсального передаточного документа (УПД) 5.03 (утвержден приказом ФНС России от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@), который является многофункциональным и объединяет первичный учетный документ и счет-фактуру. Допустимо использовать УПД как для одновременного формирования товарной накладной и акта оказанных услуг, выполненных работ, вместе со счетом-фактурой, так и раздельно.

При этом и после 1 января 2026 года сохраняется возможность создавать первичные учетные документы в виде неформализованных электронных документов, а также на бумаге. Бумажные формы товарной накладной и акта оказанных услуг отмена приказов не касается. Например, если вы сейчас обмениваетесь бумажными актами и электронными счетами-фактурами, то можно работать так же и в 2026 году».

На основании изложенного, считаем, что Организация вправе принимать УПД в электронном виде в неформализованном формате PDF/Excel, которые при наличии всех обязательных реквизитов и электронной подписи, будут признаваться первичными учетными документами, оформленными в соответствии с требованиями бухгалтерского и налогового законодательства.

НДС

В соответствии с пунктом 1 статьи 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном настоящей главой.

Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур, если иное не предусмотрено настоящей статьей, в соответствии с установленными форматами и порядком.

В общем случае, налоговые вычеты, предусмотренные статьей 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, документов, подтверждающих исчисление сумм налога налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6 - 8 статьи 171 НК РФ (пункт  статьи 172 НК РФ).

Иными словами, по общему правилу основанием для принятия покупателем к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав, является корректно оформленный счет-фактура, выставленный поставщиком.

По фактам хозяйственной жизни, не имеющим специальных нормативно установленных требований к форме подтверждающего документа, УПД может выполнять одновременно функцию первичного учетного документа, подтверждающего факт передачи ценностей, и документа, служащего основанием для подтверждения права на налоговый вычет по НДС (Письмо ФНС РФ от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623).

В Письме ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры» (Приложение № 2) указано следующее:

«Форма УПД при надлежащем заполнении позволяет отразить в документе все необходимые показатели, не только предусмотренные законодательством в области бухгалтерского учета для первичных учетных документов, но и установленные для счета-фактуры как документа, служащего основанием для принятия в указанном главой 21 НК РФ порядке покупателем к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Поэтому заполнение всех реквизитов УПД, установленных в качестве обязательных для первичных документов статьей 9 Закона N 402-ФЗ и для счетов-фактур статьей 169 НК РФ, позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС (статус документа «1»).

Письмо ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702:

«….налогоплательщик вправе заявить к вычету суммы НДС, предъявленные при приобретении им товаров (работ, услуг), на основании УПД в соответствии с установленным порядком при выполнении условий, предусмотренных статьями 171 и 172 Кодекса».

В силу пункта 9 статьи 169 НК РФ:

- Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи устанавливается Министерством финансов РФ (абзац 1);

- Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронной форме утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (абзац 2).

Так, Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи утвержден Приказом Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н (далее по тексту  - Порядок № 14н)[3].

Согласно пункту 2 Порядка № 14н в случае выставления счета-фактуры в электронной форме с использованием ТКС[4] основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав[5] сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ является счет-фактура в электронной форме, сформированный в соответствии с утвержденным форматом (согласно абзацу 2 пункта  9 статьи 169 НК РФ), подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица продавца[6], выставленный и полученный по ТКС в соответствии с Порядком № 14н.

В свою очередь, Приказом ФНС РФ от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@[7] (далее по тексту – Приказ № ЕД-7-26/970@) утверждены Форматы счета-фактуры, УПД, включающего счет-фактуру, и УПД в электронной форме (номер версии Формата 5.03[8]).

В силу пункта 1 Приложения № 1 Приказа № ЕД-7-26/970@ Формат описывает требования к XML-файлам передачи по телекоммуникационным каналам связи (далее - файл обмена) счета-фактуры или универсального передаточного документа, включающего в себя счет-фактуру, или универсального передаточного документа в электронной форме.

Таки образом, согласно нормам НК РФ и Порядку № 14н для принятия к вычету НДС электронные счета-фактуры или УПД со статусом «1» должны формироваться исключительно по утвержденной ФНС РФ версии формата 5.03 в виде XML-файл.

Обобщив вышеизложенное, приходим к выводу, что для целей подтверждения вычета по НДС как счет-фактура, так и УПД со статусом «1» в электронной форме должны быть сформированы в соответствии с утвержденным ФНС РФ Форматом версии 5.03 в виде XML-файла.

Соответственно, счет-фактура или УПД со статусом «1», полученный по ЭДО в формате pdf /excel, не соответствующие утвержденному ФНС РФ формату (в виде XML-файла), не будет служить основанием для принятия по нему НДС к вычету (даже если такие документы содержат все необходимые реквизиты и подписаны усиленной ЭЦП уполномоченного лица поставщика).

Во избежание отказа в вычете НДС и/или каких-либо претензий со стороны контролирующих органов, рекомендуем для целей подтверждения вычета НДС:

- не принимать/отклонить от поставщиков счета-фактуры или УПД со статусом «1» в неформализованном формате (pdf /excel), например, с указанием причины: «Документ выставлен с нарушением обязательного XML-формата ФНС РФ». Разъяснить поставщикам действующий порядок утвержденного формата ФНС РФ;

- или запросить бумажные счета-фактуры, аннулировав при этом ранее присланные документы неформализованного формата (PDF/Excel), во избежание «задвоения» документов.

Для удобства приведем вышеизложенные выводы в виде таблицы (при наличии всех обязательных реквизитов и подписи):

 Только собственные авторские материалы в  MAX-канале.

Бухгалтерия, налоги, нововведения, юридические вопросы, иностранные компании и работники, сложные случаи.

Коллегия Налоговых Консультантов, 15 сентября 2026 года

[1] Бумажный счет-фактура должен быть выставлен в течение 5 календарных дней с даты отгрузки товара или оказания услуг (пункт 3 статьи 168 НК РФ).

[2] Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

[3] Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»

[4] телекоммуникационных каналов связи

[5] включая налоговых агентов, указанных в пунктах 4, 5, 5.1 и 8 статьи 161 Кодекса, а также комиссионера, агента, действующего в интересах принципала, которые осуществляют реализацию либо приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени.

[6] включая налоговых агентов, указанных в пунктах 4, 5, 5.1 и 8 статьи 161 Кодекса, а также комиссионера, агента, действующего в интересах принципала, которые осуществляют реализацию либо приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени.

[7] Приказ ФНС РФ от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, универсального передаточного документа, включающего счет-фактуру, универсального передаточного документа, форматов счета-фактуры, выставляемого (составляемого) при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, выставляемый (составляемый) при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, и представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме" (Зарегистрировано в Минюсте России 26.01.2024 N 77001) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.04.2025)

[8] Пункт 3 Раздела I Приказа № ЕД-7-26/970@.

[9] Бумажный счет-фактура должен быть выставлен в течение 5 календарных дней с даты отгрузки товара или оказания услуг (пункт 3 статьи 168 НК РФ).