Подрядчику по госконтракту почти всегда нужны люди «на время»: инженер на пусконаладку, сметчик на пересчёт, дизайнер для проектной документации, бригада на сезонные работы. Нанимать их в штат долго и дорого, поэтому привлекают самозанятых или заключают договоры гражданско-правового характера. Если контракт на казначейском сопровождении, у бухгалтера сразу возникает вопрос: можно ли заплатить такому исполнителю с лицевого счёта и что для этого нужно.

Короткий ответ: можно, если такая выплата предусмотрена сведениями об операциях с целевыми средствами, исполнитель действительно работает на контракт и это подтверждено документами. Ниже — пошагово, как это устроить и на чём чаще всего спотыкаются.

С точки зрения казначейского сопровождения есть три группы людей, которым компания платит за работу:

— штатные сотрудники по трудовому договору — им платят зарплату, удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы;
— физические лица по договору ГПХ (подряда или оказания услуг) — им платят вознаграждение по акту, компания удерживает НДФЛ как налоговый агент и в общем случае начисляет страховые взносы;
— самозанятые, применяющие налог на профессиональный доход, — им платят по акту и чеку, налог они платят сами, НДФЛ и взносы компания не удерживает и не начисляет.

Для казначейства все три выплаты — это расходы на оплату труда или услуг, которые должны быть связаны с контрактом. Различается пакет документов и порядок расчётов с бюджетом.

Сведения об операциях с целевыми средствами — это план расходов по контракту, который вы согласуете до того, как начнёте платить. Если в сведениях нет направления, по которому проходят выплаты физическим лицам по договорам ГПХ или самозанятым, платёж с лицевого счёта просто не пройдёт.

Что проверить:

1. Есть ли в сведениях направление расходования для оплаты работ и услуг физических лиц.
2. Хватает ли по нему суммы на весь срок, пока вы планируете привлекать исполнителей.
3. Предусмотрена ли отдельная строка на уплату НДФЛ и страховых взносов по договорам ГПХ — эти платежи идут в бюджет и тоже должны быть запланированы.

Если вы заранее не знаете, сколько людей понадобится, лучше заложить разумный запас и при необходимости скорректировать сведения, чем потом останавливать работы из-за того, что не можете заплатить исполнителю.

Договор с исполнителем — главный документ-основание для платежа. Казначейство смотрит, чтобы из договора было понятно, что работы или услуги нужны именно для исполнения госконтракта.

Что должно быть в договоре:

— ссылка на госконтракт, для исполнения которого привлекается исполнитель, с идентификатором;
— конкретный предмет: какие работы или услуги, на каком объекте, в каком объёме;
— сроки выполнения;
— цена или порядок её определения;
— порядок приёмки: акт, отчёт, другой документ;
— для самозанятого — условие о том, что он предоставляет чек и сообщает об утрате статуса.

Частая ошибка — договор «на оказание консультационных услуг» без предмета и без привязки к объекту. Такой документ не показывает связь с контрактом, и у казначейства возникает закономерный вопрос, за что именно платятся деньги.

Если исполнитель называет себя самозанятым, это нужно проверить в сервисе ФНС по его ИНН на дату заключения договора и на дату каждой выплаты. Статус может прекратиться, и тогда выплата перестаёт быть оплатой самозанятому — у компании появляются обязанности налогового агента и плательщика взносов.

Также важно помнить об ограничениях. Самозанятый не может оказывать услуги по договору ГПХ своему текущему работодателю или бывшему работодателю, если с момента увольнения не прошло двух лет. Если вчерашний штатный инженер «перешёл в самозанятые» и продолжает делать ту же работу, это прямой риск переквалификации, и казначейство здесь — не главная проблема.

Удобно сохранять скриншот или выписку о статусе на дату выплаты в папке с документами по контракту.

Выплата с лицевого счёта проходит по факту выполненной работы. Аванс физическому лицу по договору ГПХ с лицевого счёта — вопрос, который зависит от условий контракта и сведений, и в большинстве случаев проще платить по акту.

Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» после получения оплаты. В чеке указывается ИНН покупателя — вашей компании. Если договор допускает предоставление чека сразу после оплаты, компания может платить по акту, а чек получать в течение срока, установленного договором.

Порядок, который работает на практике:

1. Самозанятый присылает акт и счёт.
2. Вы проверяете его статус в сервисе ФНС.
3. Формируете платёжный документ с лицевого счёта с указанием договора и акта в назначении платежа.
4. После поступления денег самозанятый формирует чек и присылает его.
5. Чек сохраняется в папке с документами по контракту.

Если чек не пришёл, у компании появляются риски по налогам и взносам, а у казначейства при последующих проверках — вопросы к обоснованности расходов. Поэтому в договоре стоит прописать срок предоставления чека и ответственность за его непредоставление.

С вознаграждения физическому лицу по договору ГПХ компания удерживает НДФЛ и перечисляет его в бюджет. Страховые взносы с таких выплат в общем случае тоже начисляются. Сумма «на руки» и сумма налогов уходят разными платежами.

Как это выглядит при казначейском сопровождении:

— вознаграждение за вычетом НДФЛ перечисляется на счёт физического лица;
— НДФЛ и страховые взносы перечисляются в бюджет единым налоговым платежом в установленные сроки;
— оба платежа должны быть предусмотрены сведениями об операциях.

Здесь есть тонкость. Единый налоговый платёж поступает на единый налоговый счёт и распределяется по всем налоговым обязательствам компании. Если вы платите ЕНП с лицевого счёта, сумма должна соответствовать налогам, относящимся к выплатам по этому контракту, и это нужно уметь показать расчётом. Платить с лицевого счёта налоги, не связанные с контрактом, нельзя.

Проводки в общем виде:

1. Начислено вознаграждение исполнителю по договору ГПХ, работы которого относятся к контракту: Дт 20 (аналитика по контракту) Кт 76.
2. Удержан НДФЛ: Дт 76 Кт 68.
3. Начислены страховые взносы: Дт 20 Кт 69.
4. Выплачено вознаграждение с лицевого счёта: Дт 76 Кт счёт учёта средств на лицевом счёте.
5. Оплата самозанятому отражается проще: начисление — Дт 20 Кт 60 или 76, оплата — Дт 60 или 76 Кт счёт учёта средств на лицевом счёте.

Для учёта средств на лицевом счёте многие компании открывают отдельный субсчёт к счёту 55 или 51 — главное, чтобы движение целевых денег было видно отдельно от денег на расчётном счёте.

Причина первая: выплата не предусмотрена сведениями. Направления на оплату физических лиц нет или сумма по нему исчерпана. Решение — проверять остаток по коду перед каждым платежом и вовремя обновлять сведения.

Причина вторая: в назначении платежа нет ссылок. Указано «оплата по договору» без номера и даты договора и акта. Решение — использовать шаблон назначения платежа, где всегда есть номер договора, номер и дата акта, идентификатор контракта.

Причина третья: договор не связан с контрактом. Предмет договора общий, объект не указан. Решение — переоформить договор или заключить дополнительное соглашение с конкретным предметом.

Причина четвёртая: несоответствие сумм. Сумма в платёжном документе не совпадает с суммой в акте за вычетом НДФЛ, или в акте одна сумма, а в договоре другая без объяснения. Решение — сверять три документа перед каждым платежом: договор, акт, платёжку.

Причина пятая: реквизиты получателя. Счёт физического лица указан с ошибкой или открыт на другого человека. Решение — получать реквизиты письменно от самого исполнителя и сверять ФИО.

Самозанятые — удобный инструмент, но не универсальный. Есть ситуации, когда разумнее оформить человека по трудовому договору или по договору ГПХ с удержанием налогов:

— человек работает на вас постоянно, по графику, подчиняется внутреннему распорядку и пользуется вашим оборудованием;
— работа длится весь срок контракта и по сути не отличается от работы штатного сотрудника;
— исполнитель — ваш бывший работник, уволенный менее двух лет назад;
— сумма выплат за год может превысить лимит дохода для применения налога на профессиональный доход.

В этих случаях выплата самозанятому не только рискованна с точки зрения налогов, но и может вызвать вопросы при проверке целевого использования средств.

Перед закрытием контракта стоит отдельно пройтись по всем внешним исполнителям. Нередко оказывается, что по одному из них работа принята, а акт так и не подписан, или самозанятый получил оплату, но не прислал чек. Пока такие хвосты не закрыты, закрыть расходы по контракту чисто не получится.

Проверьте три вещи. Первое — по каждому договору ГПХ и с каждым самозанятым есть подписанный акт на всю сумму выплат. Второе — по всем выплатам по договорам ГПХ налоги удержаны и перечислены, а суммы в отчётности по НДФЛ и взносам совпадают с выплатами из реестра. Третье — по всем самозанятым собраны чеки, и ни у одного из них статус не прекращался в период работы.

Если какие-то выплаты исполнителям ещё предстоят после окончания основных работ, например за устранение замечаний, их нужно предусмотреть в сведениях до закрытия контракта. После закрытия раздела лицевого счёта заплатить с него уже не получится, и расходы лягут на собственные средства компании.

Если исполнителей много, полезно завести реестр по каждому контракту. В нём для каждого человека фиксируются: форма договора (ГПХ или самозанятый), номер и дата договора, дата проверки статуса, акты, суммы, даты платежей, наличие чека. Такой реестр за пару минут показывает, по кому не хватает документов, и сильно экономит время при закрытии контракта.

Ещё одна полезная привычка — собирать пакет документов по исполнителю до того, как он начнёт работать: договор, реквизиты, проверку статуса. Тогда к моменту подписания первого акта останется только сформировать платёж.

И последнее: в конце года нагрузка на казначейство растёт, а сроки проведения платежей ограничены. Предельные даты операций на конец года уточняйте в своём ТОФК и планируйте выплаты исполнителям за декабрь с запасом.

Компания поставляет и монтирует инженерное оборудование для школы по контракту на казначейском сопровождении. Для пусконаладки нужен узкий специалист на три недели, держать его в штате нет смысла. Инженер зарегистрирован как самозанятый и раньше в компании не работал.

Бухгалтер действует так. Сначала проверяет сведения об операциях: направление на оплату услуг физических лиц есть, остатка хватает. Затем готовит договор оказания услуг, где указан госконтракт с идентификатором, адрес объекта, перечень работ по пусконаладке, срок три недели и цена 180 тыс. рублей. В договор включено условие о предоставлении чека в течение трёх рабочих дней после оплаты.

Перед подписанием договора статус инженера проверяется в сервисе ФНС, скриншот сохраняется. По окончании работ инженер присылает акт и короткий отчёт: какие системы запущены, какие замечания устранены, протоколы испытаний приложены. Бухгалтер ещё раз проверяет статус на дату выплаты, формирует платёжный документ с лицевого счёта, в назначении платежа указывает договор, акт и идентификатор контракта.

Через два дня приходит чек. Пакет — договор, две проверки статуса, акт, отчёт, платёжное поручение, чек — лежит в папке контракта. Если казначейство или заказчик задаст вопрос через полгода, ответ займёт пять минут.

Иногда тот же специалист работает не как самозанятый, а как индивидуальный предприниматель. Тогда это уже не выплата физическому лицу, а расчёт с организацией-исполнителем, и к нему применяются правила для соисполнителей по контракту. В зависимости от условий контракта и вида расходов ИП может понадобиться открыть собственный лицевой счёт, а может оказаться в числе исключений, когда оплата идёт сразу на его расчётный счёт.

Разобраться в этом нужно до подписания договора. Если подписать договор с ИП как с обычным подрядчиком, а потом выяснится, что ему требуется лицевой счёт, работы встанут, пока счёт не откроют и не согласуют сведения.

Возврат — не катастрофа, а сигнал, что в пакете чего-то не хватает. Первое правило: прочитать причину возврата дословно. В ней почти всегда указано, какой документ или реквизит не подошёл.

Дальше действуйте по порядку:

1. Сопоставьте причину с тремя документами: договором, актом и платёжным поручением.
2. Если ошибка в платёжке — исправьте её и отправьте заново.
3. Если не хватает документа — запросите его у исполнителя или подготовьте сами и приложите.
4. Если проблема в сведениях — подготовьте изменения и согласуйте их с заказчиком, а исполнителя предупредите о переносе выплаты.

Исполнителю лучше сразу честно сказать, что выплата задерживается и почему. Самозанятые и физические лица по ГПХ обычно не знают, как устроено казначейское сопровождение, и без объяснения воспринимают задержку как нежелание платить.

1. Выплата физическим лицам предусмотрена в сведениях об операциях, остатка по коду хватает.
2. Договор ссылается на госконтракт, содержит конкретный предмет, объект, сроки и цену.
3. Статус самозанятого проверен на дату договора и на дату выплаты.
4. Акт подписан обеими сторонами, суммы в договоре, акте и платёжке совпадают.
5. В назначении платежа указаны договор, акт и идентификатор контракта.
6. Для договора ГПХ рассчитаны НДФЛ и страховые взносы, их уплата тоже предусмотрена сведениями.
7. Для самозанятого в договоре прописан срок предоставления чека, чеки собираются в папке контракта.
8. Нет признаков трудовых отношений и исполнитель не является вашим недавним работником.

Привлекать внешних исполнителей на сопровождаемом контракте можно и нужно — без этого многие проекты просто не выполнить в срок. Задача бухгалтера — сделать так, чтобы каждая выплата была запланирована, подтверждена и понятна любому проверяющему с первого взгляда.