Облачная АТС для малого бизнеса — телефонная станция, которая работает на стороне провайдера и обрабатывает входящие и исходящие вызовы через интернет. Компания подключает номера, добавляет сотрудников и настраивает сценарии звонков в личном кабинете без покупки собственной станции и обслуживания собственного оборудования. 

Облачная АТС обрабатывает входящий трафик по правилам, которые компания задает в личном кабинете.

Схема звонка:

Клиент набирает номер — АТС принимает вызов — голосовое меню или сценарий маршрутизации — сотрудник либо очередь ожидания — разговор — фиксация результата звонка.

Сотрудники могут принимать звонки через приложение, софтфон, IP-телефон или браузер, если такой способ поддерживается сервисом. Для работы с компьютера понадобятся стабильный интернет и гарнитура. SIP-аккаунт связывает совместимое устройство или программу с телефонной сетью провайдера.

После разговора АТС сохраняет сведения о вызове. При включенной записи в истории появляется аудиофайл. Интеграция с CRM связывает звонок с карточкой клиента, если такую функцию поддерживает подключенный сервис.

Главное различие между облачной и офисной АТС — в размещении телефонной платформы и обслуживании инфраструктуры. В облачной модели платформой занимается провайдер, а компания управляет настройками телефонии. При использовании офисной АТС компания отвечает за собственное оборудование или организует его обслуживание через подрядчика.

Облачная АТС удобна для быстрого запуска и постепенного расширения команды. Офисная может оказаться выгоднее, если оборудование уже установлено. Сравните первоначальные затраты, обслуживание и стоимость расширения. 

АТС для небольшой компании должна решать повседневные задачи: принимать обращения, направлять звонки нужным сотрудникам и сохранять историю общения. Дополнительные функции выбирайте под нагрузку и процессы команды:

• Голосовое меню IVR. Предлагает клиенту выбрать отдел или тему обращения. Например, одна кнопка ведет в продажи, другая — в поддержку. Короткое меню ускоряет переход к нужному сотруднику.

• Переадресация звонков. Направляет вызовы на сотрудника, группу или другой номер. Правила можно настроить по графику работы и доступности операторов.

• Очередь звонков. Распределяет вызовы, когда несколько клиентов звонят одновременно. Система направляет обращения свободным сотрудникам по заданному алгоритму.

• Запись разговоров. Сохраняет аудиофайлы для разбора жалоб и обучения сотрудников. Перед включением записи настройте права доступа и сроки хранения, а также проверьте требования закона к информированию собеседников.

• Отчеты и статистика. Показывают количество вызовов, пропущенные обращения и другие показатели телефонии. Руководитель видит периоды высокой нагрузки и проверяет работу команды.

• Интеграция с CRM. Связывает звонки с клиентской базой. В зависимости от интеграции CRM открывает карточку клиента и сохраняет сведения о вызове. Перед подключением проверьте совместимость с вашей системой.

• Виртуальные номера для бизнеса. Помогают организовать связь с клиентами из разных регионов. Компания может подключить номер нужного города без открытия офиса в каждом регионе. Условия зависят от типа номера и тарифа.

• Коллтрекинг. Связывает звонки с источниками обращений. Компания видит, какие рекламные каналы приводят клиентов, и сравнивает их результативность.

• Речевая аналитика. Расшифровывает записи и анализирует разговоры по заданным критериям. Руководитель может проверять соблюдение скриптов, оценивать общение и находить причины отказов.

• Виджет обратного звонка. Дает посетителю сайта возможность запросить звонок. Компания настраивает время показа и сценарий обработки заявки.

Перед подключением проверьте, входит ли нужная функция в тариф и сколько она стоит. Описание и инструкции по настройке сервисов Новофон собраны в разделе помощи.

Основные расходы включают несколько пунктов:

• Абонентская плата. Фиксированная сумма за выбранный тариф. У некоторых провайдеров есть тарифы без ежемесячной платы.

• Телефонные номера. Городские и мобильные номера могут оплачиваться отдельно. Учитывайте и ежемесячную плату за их обслуживание.

• Звонки. Стоимость зависит от направления, способа тарификации и условий пакета. Если включенные минуты закончатся, дополнительные вызовы могут оплачиваться отдельно.

• Пользователи. Проверьте, сколько сотрудников входит в тариф и сколько стоит расширение команды.

• Дополнительные услуги. Хранение записей разговоров, распознавание речи, омниканальность и маркировка вызовов могут увеличить расходы.

На официальной странице тарифов Новофон опубликованы следующие предложения. Цены указаны при ежемесячной оплате, если не отмечено иное.

При оплате за год тариф «Стандарт» стоит 4 080 ₽ за год, «Москва» — 1 300 ₽/мес., «Офис» — 2 000 ₽/мес., «Корпорация» — 3 700 ₽/мес. Перед подключением проверьте актуальные условия на сайте провайдера.

Чтобы оценить реальные расходы, проверьте три пункта:

• Состав тарифа. Сколько пользователей и номеров входит в пакет? Есть ли лимит на минуты звонков, хранение записей и распознавание речи?

• Правила тарификации. Сколько стоят вызовы по нужным направлениям? Как оплачиваются минуты сверх пакета? Используется поминутная или посекундная тарификация?

• Дополнительные услуги. Сколько стоят омниканальность, распознавание речи, маркировка вызовов и другие нужные функции? Можно ли отключить ненужные опции?

Отдельно проверьте условия оплаты номера, автопополнения баланса и списания средств за дополнительные услуги. Это поможет избежать неожиданных расходов.

Подход Новофон к ценообразованию можно оценить по открытой тарифной сетке: на сайте указаны стоимость пакетов, количество пользователей, включенные минуты и номера, а также цены ряда дополнительных услуг. Перед покупкой сравните эти условия со своими потребностями.

Для объективного сравнения провайдеров рассчитайте расходы по одному сценарию: одинаковое число сотрудников, сопоставимый объем звонков, одинаковое количество номеров и набор функций. Так вы увидите реальную стоимость телефонии для своей компании, а не только цену тарифа.

При выборе облачной АТС сравните не только цену, но и возможности самостоятельной настройки, качество поддержки, интеграции и условия обслуживания. Проверьте, какие расходы возникнут после подключения и как провайдер действует при технических сбоях.

Перед подключением протестируйте сценарии звонков и переадресацию на разных устройствах, проверьте совместимость АТС с CRM и рассчитайте полную стоимость тарифа. Также уточните условия технической поддержки, резервирования связи и актуальность лицензий оператора.

Эти шаги помогут подключить облачную АТС и подготовить ее к работе.

• Шаг 1. Выберите тариф и номер. Оцените число сотрудников, объем звонков и нужные функции. Учтите стоимость номеров и дополнительных услуг.

• Шаг 2. Активируйте АТС. Зарегистрируйтесь и настройте систему по инструкциям Новофон.

• Шаг 3. Добавьте сотрудников. Создайте учетные записи и назначьте роли. Выберите приложение или софтфон из раздела приложений. Для звонков с компьютера понадобится гарнитура.

• Шаг 4. Настройте сценарии звонков. Определите, кто принимает вызовы, куда переводить их при занятости и как обрабатывать звонки после рабочего дня. При необходимости настройте голосовое меню.

• Шаг 5. Подключите CRM и проверьте работу. Убедитесь, что входящие и исходящие звонки проходят, а сведения о вызовах сохраняются в CRM. Проверьте стоимость и лимиты записи разговоров и аналитики.

Перед запуском протестируйте переадресацию и голосовое меню, а на случай сбоя интернета подготовьте запасной способ связи.

Эти рекомендации помогут избежать типичных ошибок при внедрении облачной АТС и учесть нюансы, которые часто упускают при настройке телефонии:

• Не продумали сценарии звонков. Проверьте маршрутизацию и обработку вызовов в нерабочее время.

• Не учли пиковую нагрузку. Оцените число одновременных звонков и настройте очередь.

• Не настроили запись и отчеты. Заранее определите, какие данные нужны руководителю.

• Не проверили CRM. Протестируйте открытие карточки клиента и сохранение сведений о звонке.

• Выбрали тариф только по цене минуты. Учитывайте абонентскую плату, номера, пользователей и дополнительные услуги.

• Не подготовили резервную связь. Продумайте действия при сбое интернета.

АТС связывает звонки с клиентской базой. В зависимости от интеграции CRM открывает карточку клиента и сохраняет сведения о вызове. Совместимость и состав функций проверьте в разделе интеграций Новофон.

Реклама: ООО «НОВОФОН-ОС», ИНН 9703126821, erid: 2W5zFGf2ha1