По п. 1 ст. 161 ГК сделки между юридическими лицами и гражданами совершают в простой письменной форме. В данном случае ООО продает товар физлицу, поэтому письменный документ обязателен.

Особенно это касается случаев с нестандартными условиями — особым правилам приемки, гарантии и комплектации. Отдельный договор снимет риски споров.

На практике договор часто заменяют УПД со статусом «2». Если в документе детально прописаны все существенные условия — предмет, порядок оплаты и передачи, то УПД работает аналогично договору.

Так как покупатель физлицо, при любом расчете нужно пробить кассовый чек через онлайн-кассу. Счет не заменит кассовый чек, но поможет покупателю корректно провести платеж.