Годовую инвентаризацию нередко начинают активно готовить только ближе к концу года. Это создаёт спешку: комиссия формируется в последний момент, документы приходится создавать параллельно с проверкой, а сотрудники тратят время не только на сверку фактического наличия имущества, но и на исправление накопившихся ошибок в учёте.

Вместо плановой проверки группа ревизоров разбирается с перемещённым без документов оборудованием, устаревшими данными о помещениях и сотрудниками, больше не отвечающими за имущество. На исправление таких проблем уходит время, которое можно было бы направить непосредственно на инвентаризацию.

Подготовку можно начать заранее, чтобы к моменту официальной проверки основные организационные вопросы уже были решены. При этом первые этапы подготовки одинаковы независимо от того, проводится инвентаризация вручную или с помощью специализированных инструментов: необходимо актуализировать данные, проверить помещения и ответственных лиц, разобраться с перемещениями имущества.

Если компания хочет сократить ручную работу при самой проверке, подготовку можно дополнить автоматизированными инструментами — терминалами сбора данных, штрихкодами и RFID-метками, а также настроить обмен результатами с учётной системой.

Разберём четыре шага, которые помогут подготовить инвентаризацию заранее и сделать её более управляемой.

Первый этап — формирование актуального перечня имущества, которое предстоит проверить. Без него сложно отделить ошибки учёта от реальных расхождений, а комиссия рискует потратить время на поиск объектов, которые фактически находятся в другом помещении, переданы другому сотруднику или временно отсутствуют.

На этом этапе стоит сопоставить данные учётной системы с фактической организацией работы. 

В частности:

• проверить перечень организаций и подразделений, входящих в область проверки;

• сопоставить материально ответственных лиц с фактическими пользователями имущества;

• уточнить расположение складов, кабинетов, производственных участков и удалённых площадок;

• отдельно проверить имущество, находящееся в ремонте, аренде, на временном хранении или у выездных сотрудников;

• выявить незавершённые перемещения и объекты, по которым отсутствуют актуальные сведения о местонахождении.

Такой предварительный аудит позволяет заранее обнаружить проблемные участки и исправить часть расхождений ещё до официальной проверки.

Например, если оборудование по данным учёта числится в кабинете, который уже переоборудован под архив, лучше установить его фактическое местонахождение заранее. Тогда в ходе инвентаризации комиссии не придётся сначала выяснять, почему объекта нет в указанном помещении.

В результате к началу проверки реестр становится более надёжной основой для дальнейшей работы. На этом этапе такая подготовка нужна независимо от того, проводится инвентаризация вручную или с помощью специализированных инструментов.

Следующий этап — спланировать, как именно будет проходить проверка. Большую территорию удобнее разделить на понятные участки: этажи, кабинеты, производственные линии, склады, филиалы или отдельные зоны хранения.

Для каждого участка заранее определяют границы проверки, последовательность обхода и ответственных сотрудников. Это помогает избежать двух типичных проблем — повторной проверки одного и того же объекта и пропуска отдельных помещений.

При планировании маршрута также стоит учесть имущество, которое находится вне обычных рабочих помещений: оборудование в ремонте, на удалённых площадках, у выездных сотрудников или в местах временного хранения.

Если объём работ большой, участки можно распределить между несколькими инвентаризационными комиссиями. В таком случае заранее определяют зоны ответственности каждой комиссии и порядок взаимодействия между ними.

Продуманный маршрут полезен и при ручной, и при автоматизированной инвентаризации. В первом случае он помогает организовать работу сотрудников с описями и другими документами, во втором — может быть дополнен цифровыми заданиями для проверки конкретных участков.

В результате ещё до начала инвентаризации становится понятно, кто, где и в какой последовательности проводит проверку.

После того как данные и маршрут проверки готовы, можно переходить к инструментам, с помощью которых сотрудники будут фиксировать фактическое наличие имущества.

При ручной инвентаризации для этого используются бумажные или электронные описи и другие предусмотренные организацией документы. Если же компания хочет сократить объём ручной работы, часть операций можно автоматизировать с помощью терминалов сбора данных, штрихкодов и RFID-меток.

Более подробно о RFID-технологии рассказали здесь.

Перед инвентаризацией важно проверить оборудование и маркировку в реальных условиях. Пилотный обход нескольких помещений позволяет убедиться, что метки считываются, этикетки соответствуют карточкам имущества, а данные о помещениях и материально ответственных лицах корректно отображаются на устройстве.

Стоит также заранее проверить, как обрабатываются нестандартные ситуации: отсутствующий объект, имущество без маркировки, дубликат карточки или объект, который фактически находится не там, где указан в учётной системе.

Такая проверка позволяет выявить технические и организационные проблемы до начала основной инвентаризации. Например, если ТСД не считывает часть маркировки или в задании отсутствует нужный объект, проблему можно устранить заранее, не задерживая работу комиссии.

Для автоматизации учёта имущества можно использовать специализированные решения, например «Клеверенс: Учёт имущества» в связке с мобильным приложением «Учёт 15». С их помощью инвентаризацию можно проводить непосредственно на ТСД по штрихкодам и RFID-меткам, фиксируя результаты проверки на месте.

Последний этап подготовки — проверить, как результаты фактической проверки будут попадать в учётную систему.

При ручном процессе сотрудникам приходится переносить данные из описей в систему самостоятельно. При автоматизированном сценарии этот этап можно сократить: данные и задания загружаются на ТСД, результаты проверки фиксируются непосредственно при обходе, а затем автоматически передаются обратно в учётную систему.

Перед началом инвентаризации стоит проверить полноту карточек имущества, актуальность сведений о помещениях и материально ответственных лицах, а также закрыть незавершённые операции, которые могут повлиять на результаты сверки.

В связке «Клеверенс: Учёт имущества» и «Учёт 15» можно организовать обмен данными между учётной системой и ТСД: загрузить необходимые сведения и задания на устройство, провести проверку на месте и передать результаты обратно после завершения операции.

Автоматизированный обмен не устраняет ошибки полностью, но сокращает объём ручного ввода и риск ошибок при переносе данных. Сотруднику не приходится переписывать инвентарные номера с бумажной ведомости или вручную переносить результаты обхода в компьютер.

В итоге к началу инвентаризации подготовлены не только данные и маршрут, но и понятный порядок фиксации результатов — от обнаружения объекта на месте до отражения информации в учётной системе.

Если начать подготовку заранее, задачи можно распределить на несколько месяцев и не оставлять все работы на последние недели года.

Один из возможных вариантов графика:

• сентябрь — аудит справочников, помещений, материально ответственных лиц и местонахождения имущества;

• октябрь — проверка перемещений, восстановление маркировки и устранение обнаруженных расхождений;

• ноябрь — финальная проверка маршрутов, ответственных сотрудников, документов и, при автоматизированном сценарии, ТСД и заданий;

• декабрь или другой установленный срок — проведение инвентаризации и оформление её результатов.

Конкретные сроки зависят от вида инвентаризируемых объектов, обстоятельств проведения проверки и внутренних документов организации. ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» устанавливает требования к проведению инвентаризации активов и обязательств, в том числе к проверке их фактического существования и сопоставлению полученных данных с регистрами бухгалтерского учёта.

Поэтому календарь подготовки лучше рассматривать не как обязательный нормативный график, а как практический план, который помогает распределить нагрузку и заранее устранить проблемы, способные помешать основной проверке.

Заблаговременная подготовка позволяет отделить собственно инвентаризацию от исправления накопившихся организационных и учётных проблем.

Сначала приводятся в порядок данные об имуществе и планируется территория проверки. Затем компания выбирает подходящие инструменты для фактической сверки: это могут быть традиционные описи или автоматизированные средства учёта. При использовании ТСД, штрихкодов и RFID-меток заранее проверяется их готовность к работе, а обмен с учётной системой позволяет сократить ручной перенос результатов.

В итоге к началу инвентаризации понятно, что проверять, где искать имущество, кто отвечает за каждый участок и каким образом фиксировать результаты.

Такой подход помогает снизить нагрузку в конце года и сделать инвентаризацию более предсказуемой — независимо от того, проводится она вручную или с использованием автоматизированных инструментов.