Учет зависит от персонификации. Если работодатель может определить, на какую сумму питается конкретный сотрудник, то стоимость питания признается доходом в натуральной форме. С этой суммы необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

В учете стоит создать начисление с типом «Доход в натуральной форме». В расчетном листке сумма появится справочно, но на руки сотрудник ее не получит — она нужна только для налогооблагаемой базы.

Если персонифицировать расходы нельзя, то у сотрудников не возникает дохода. Тогда НДФЛ и страховые взносы не начисляют, а в расчетных листках и зарплатных документах эту стоимость не выделяют.

ФНС периодически доначисляет НДФЛ организациям, которые могли организовать персонифицированный учет, но не сделали этого.

Чтобы снизить риск претензий порядок оплаты питания нужно закрепить во внутренних документах — трудовом или коллективном договоре, локальном акте или в положении об оплате труда.

Если эти расходы планируют учитывать в базе по налогу на прибыль, то нужно обеспечить персонифицированный учет.