Трудовой кодекс в ряде случаев прямо обязывает работодателя предупреждать работника о предстоящем увольнении:

• Ст. 71 ТК — при увольнении на испытательном сроке работника предупреждают в письменной форме не позднее чем за 3 дня с указанием причин.

• Ст. 180 ТК — при ликвидации и сокращении штата предупреждают персонально и под роспись не менее чем за 2 месяца.

• Ст. 79 ТК — о прекращении срочного трудового договора предупреждают за 3 календарных дня в письменной форме.

• Ст. 193 ТК — перед увольнением за дисциплинарный проступок затребуют письменное объяснение.

Важно, что Трудовой кодекс форму «письменного предупреждения» в деталях не описывает. Именно на этом строилась позиция «почта — тоже письменная форма», которую раньше поддерживали отдельные суды. Но в 2025–2026 годах практика заметно ужесточилась. 

Ключевое дело 2026 года: Восьмой кассационный суд общей юрисдикции в определении от 11.08.2026 № 88-14261/2026 признал незаконным уведомление о сокращении, направленное на электронную корпоративную почту. Логика суда: способ уведомления ТК РФ не установлен, но трудовой договор не содержал условия об уведомлении по электронной почте — значит, работодатель обязанность не исполнил. 

Противоположный подход ранее допускал Санкт-Петербургский городской суд: форма уведомления об увольнении законом не установлена, поэтому электронное письмо может фиксировать факт уведомления — но лишь при подтвержденной принадлежности адреса и зафиксированном отказе работника подписать оригинал. 

Также устойчиво бракуют переписку на адреса, не привязанные к договору: Второй КСОЮ в определении от 25.09.2025 № 88-23802/2025 отменил решения нижестоящих инстанций, указав, что работодатель отправил уведомление на e-mail, не указанный в трудовом договоре для обмена документами. 

Первый вариант — КЭДО. Статьи 22.1–22.3 ТК (введены законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ) позволяют вести кадровые документы в электронном виде, включая уведомления. Но это право, а не обязанность работодателя: нужно издать локальный акт, уведомить сотрудников, получить согласия (кроме принятых после 31.12.2021 без стажа) и настроить электронные подписи. Для юридически значимых уведомлений (изменение условий договора) работодателю нужна усиленная квалифицированная подпись, работнику — УКЭП или УНЭП. 

Второй вариант — дистанционные работники. Ч. 5 ст. 312.3 ТК прямо разрешает знакомить их с документами путем обмена электронными документами либо в иной форме, предусмотренной трудовым договором или локальным актом. Третий КСОЮ в определении от 29.06.2026 № 88-10283/2026 подтвердил: если соглашением сторон установлено взаимодействие по электронной почте, уведомление об увольнении можно направить именно так — и подписывать его УКЭП работодатель не обязан. При этом приказ об увольнении дистанционщика все равно подписывается УКЭП работодателя, а его заверенную бумажную копию в течение трех рабочих дней отправляют работнику заказным письмом (ст. 312.8 ТК). 

Не путайте направления. Уведомить об увольнении — обязанность работодателя, а заявление об увольнении — воля работника. Роструд в письме от 07.09.2023 № ПГ/18460-6-1 допускал подачу заявления по почте только при введенном ЭДО; впрочем, отдельные суды (например, Шестой КСОЮ, определение от 27.06.2024 № 8Г-13036/2024) признавали законным заявление по e-mail, если стороны уже вели юридически значимую переписку по почте и работодатель ее получил. 

• КЭДО так и остался добровольным. Обязательного перехода на электронный кадровый документооборот с 1 января или 1 сентября 2026 года нет: ст. 22.1 ТК по-прежнему формулирует это как право работодателя, обязательные сроки сохраняются только для отдельных государственных структур по решению учредителя. 

• Суды 2026 года окончательно оформили правило: электронная почта без договоренности — ненадлежащее уведомление, электронная почта с договоренностью (закрепленной в договоре, соглашении или ЛНА) — допустимое. Главный критерий — не канал связи, а документально закрепленный порядок обмена и доказуемость вручения. 

• Приказ об увольнении остался исключением из КЭДО: ч. 3 ст. 22.1 ТК запрещает оформлять его только в электронном виде — бумажный экземпляр с собственноручной подписью обязателен. Это правило в 2026 году не менялось. 

• Косвенно на процедуру сокращений влияет и другое: с 1 сентября 2026 года участникам СВО дали преимущественное право оставления на работе при сокращении (Федеральный закон от 25.04.2026 № 108-ФЗ, поправки в ст. 179 ТК) — уведомления о сокращении нужно выдавать с учетом новой категории льготников. 

• Уведомляйте лично под подпись — это безотказный способ; при отказе работника расписаться составляйте акт.

• Если работник недоступен — заказное письмо с описью вложения по адресу из личного дела.

• Электронную почту используйте только как дополнение к основным каналам или если порядок обмена закреплен в трудовом договоре/ЛНА и адрес работника там указан.

• Если хотите перевести уведомления в электронный формат — внедряйте полноценный КЭДО с подписями по ст. 22.3 ТК, а не пересылку сканов.

• ТК: ст. 71, 79, 81, 84.1, 179, 180, 193 (процедуры уведомления и увольнения); ст. 22.1–22.3 (КЭДО и электронные подписи); ст. 312.3, 312.8 (дистанционные работники).

• Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ — ввел институт кадрового электронного документооборота.

• Письмо Роструда от 07.09.2023 № ПГ/18460-6-1 — об электронных заявлениях и ЭДО.

• Письмо Минтруда от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773 — о форме заявления об увольнении по собственному желанию. 

• Приказ Минтруда от 22.11.2021 № 796н (требования к информационным системам КЭДО) и приказ № 578н (требования к форматам электронных кадровых документов). 

• Судебная практика: определения Восьмого КСОЮ от 11.08.2026 № 88-14261/2026, Третьего КСОЮ от 29.06.2026 № 88-10283/2026, Второго КСОЮ от 25.09.2025 № 88-23802/2025.

В нашей базе уже 1071 ответов по кадровому учету, посмотреть