Налоговые органы или аудиторы могут запросить большой объем документов. Искать их в учетной системе, особенно в закрытых периодах, или в папках на компьютере долго и неудобно. Кроме того, хранение большого объема сканов в базе может снижать ее производительность. Чтобы не перегружать учетную систему и быстрее готовить ответ в ФНС, компании используют отдельный архив бухгалтерских документов.

Мы подобрали варианты систем, которые помогают бухгалтерии крупных компаний централизованно хранить и быстро находить финансово-хозяйственные документы. Рассмотрим электронные бухгалтерские архивы по нескольким показателям, согласно информации из открытых источников: назначение системы, ключевая функциональность, плюсы и минусы.

Решение в интеллектуальной ECM-платформе централизовано хранит финансово-хозяйственную документацию компании. Встроенный ИИ ускоряет обработку, выявляет ошибки и упрощает ответы на требования ФНС.

Возможности:

• создает сквозной процесс работы между сервисами ЭДО, внутренним согласованием и передачей данных в учетную систему;

• сохраняет целостность и юридическую силу подписанных электронных оригиналов;

• извлекает реквизиты, классифицирует документы, сверяет суммы, выявляет неполные комплекты;

• находит нужные данные за секунды по реквизитам или поиском по тексту;

• автоматически формирует подборку по требованию налоговой для пакетной или выборочной выгрузки.

Плюсы.

С помощью ИИ-сервисов можно обрабатывать неограниченный объем документов, а алгоритмы нечеткого поиска распознают реквизиты, отсутствующие в справочнике. Архив нативно встраивается в ИТ-ландшафт компании: взаимодействует с учетными системами (1С, SAP, Галактика ERP), сервисами обмена и другими специализированными программами компаний. Настройку под процессы бизнеса можно провести без программирования, используя no-code-инструменты. Документы хранятся в архиве с обеспечением юридической значимости.

Минусы.

Полная функциональность ИИ-сервисов реализуется только при поставке системы Intelligence. 

Цифровой архив объединяет бумажную и электронную первичку, помогает готовить материалы для контролирующих органов и аудита. Решение создано на платформе для управления корпоративным контентом в среднем и крупном бизнесе.

Возможности:

• сохраняет юридическую значимость документов при хранении;

• быстро находит документы поиском по организации, контрагенту, дате и сумме;

• экспортирует подборки с реестрами для проверки состава и комплектности;

• разграничивает права по юрлицу, виду или отдельному экземпляру и регистрирует действия с документом;

• удаляет материалы по окончании срока хранения.

Плюсы.

Работает с формализованными и неформализованными электронными документами, а также сканами. Организовывает полный жизненный цикл работы с документами. Алгоритмы интеллектуальной обработки извлекают информацию с бумажных носителей для последующей обработки. Возможна интеграция с корпоративными ERP-системами и сервисами обмена.

Минусы.

Реквизиты извлекаются с помощью сторонних сервисов Entera и Soica. Функции искусственного интеллекта не входят в стоимость базового пакета и подлежат доплате. 

Цифровой архив объединяет финансовые данные компании: документы из учетных систем, из сервисов обмена, а также поступившие от контрагентов на бумаге.

Возможности:

• автоматически принимает файлы, читает штрихкоды и сведения со сканов;

• разбирает несортированные пакеты при потоковом вводе со сканера;

• позволяет просматривать, изменять, согласовывать и подписывать файлы в одном окне;

• находит материалы по содержанию и реквизитам, формирует массовую выгрузку для налоговой.

Плюсы.

Интеллектуальная обработка документов: система автоматически извлекает ключевые реквизиты, верифицирует печати и подписи, корректно определяет тип документа и следит за комплектностью. Архив доступен удаленно через любой браузер — дополнительная установка приложений не требуется. Доступные права настраиваются в соответствии с ролью сотрудника, а все операции с документами подробно фиксируются в истории.

Минусы.

Пользователи указывают на сложность настройки платформы, несмотря на наличие low-code-инструментов для упрощения процессов.

Архив предназначен для длительного хранения бухгалтерской первички, регистров и отчетов из «1С:Предприятия».

Возможности:

• объединяет бумажные и цифровые материалы из разных корпоративных систем;

• загружает документы со сканера, из сетевых папок, работает с потоковым сканированием;

• считывает штрихкоды в файлах и связывает их с записями базы;

• управляет правами, регистрирует действия и предотвращает подмену данных;

• ищет по тексту и реквизитам, массово экспортирует файлы в форматах регулятора.

Плюсы.

Охватывает полный путь документов: от поступления в архив до финального уничтожения. Совместим с разными операционными системами, базами данных и браузерами. Открытый код позволяет подстраиваться под нужды заказчика. Документы сохраняют свою силу на весь срок хранения. Не накладывает жестких лимитов на объемы хранимой информации.

Минусы.

Проектирован в первую очередь как решение для долговременного хранения, поэтому может не подойти как основной инструмент бухгалтерского архива. Имеет тесную привязку к экосистеме 1С, поэтому интеграция с внешними СЭД требует доработки.

Хранилище упорядочивает финансовые данные, сокращает ручные операции, упрощает поиск, обработку документов и подготовку отчетности.

Возможности:

• получает данные из учетных программ через готовые коннекторы и автоматически принимает файлы из ЭДО;

• загружает бумажные экземпляры, импортирует материалы из почты и сетевых папок;

• извлекает сведения из сканов и проверяет их корректность;

• находит записи по организации, контрагенту, дате и сумме;

• экспортирует документы со связанными файлами и отметкой об электронной подписи.

Плюсы.

Файлы по одной сделке объединяются в единые пакеты, это гарантирует, что все сопроводительные материалы всегда доступны пользователю. Входит в состав платформы, которая автоматизирует полный жизненный цикл бухгалтерских документов: от регистрации в канцелярии до отправки в архив. Права доступа настраиваются по юрлицам, типам документов, организационной структуре и группам пользователей.

Минусы.

Даже в платных тарифах действуют ограничения по объему хранилища, что не всегда выгодно для компаний с большим документооборотом.

Электронный архив бухгалтерских документов — это инструмент, который напрямую влияет на финансовые риски компании: помогает вовремя ответить на требование ФНС, сохранить юридическую значимость документов и отстоять свою позицию в споре с контрагентом.

При выборе системы для хранения архива документов важно сначала сформулировать, какие задачи она должна выполнять для бухгалтерии. Решение должно учитывать объем документооборота, политику безопасности и необходимую глубину интеграции в учетные процессы. Для обеспечения операционной эффективности критически важны взаимодействие с ЭДО и ERP-системами, скорость поиска, работа с комплектами и возможность массовой выгрузки.

Крупным компаниям со сложным документооборотом подойдут решения, которые станут центром всех бухгалтерских процессов и будут работать в едином контуре с ЭДО, согласованием и учетной системой. Здесь важны развитые ИИ-инструменты для обработки входящей первички. Универсального лидера нет: для небольших компаний может быть достаточно базового архива, а крупному бизнесу потребуется масштабируемая система с автоматизацией, ИИ-сервисами и глубокой интеграцией в финансовые процессы.

Иван Агапов, product manager Directum СЭД+

Протестируйте возможности «Финансового архива»

Оставьте контакты и получите доступ к демоверсии системы

Реклама: ООО «ДИРЕКТУМ», ИНН 1835056809, erid: 2W5zFGhveRw