Обычная папка на диске становится архивом только по названию. Если файлы называются договор_финал, финал2 и точно_финал, определить актуальную версию невозможно.

Автоматизированный архив должен знать не только имя файла, но и его роль в процессе.

• вид;

• номер;

• дату;

• стороны;

• предмет;

• сумму;

• срок;

• автопролонгацию;

• ответственного;

• связанные приложения;

• дату прекращения;

• статус подписания.

1. Документ поступает в единое хранилище.

2. ИИ определяет его тип и извлекает реквизиты.

3. Система связывает его с договором и контрагентом.

4. Версии сохраняются отдельно.

5. Доступ назначается по ролям.

6. Сроки попадают в календарь.

7. Ответственные получают уведомления.

8. Поиск работает по реквизитам и содержанию.

Проанализируй комплект документов и подготовь карточки для архива.

Для каждого файла укажи:

• вид документа;

• номер и дату;

• стороны;

• договор, к которому он относится;

• период действия;

• сумму;

• приложения;

• упомянутые, но отсутствующие документы;

• срок или событие, требующее контроля;

• страницу, на которой найдены сведения.

Не объединяй документы только из-за похожих названий. Если связь не подтверждена, напиши: «Требуется ручная проверка».

Нейросеть не должна самостоятельно:

• удалять старые версии;

• предоставлять доступ;

• признавать документ подписанным;

• определять юридическую силу;

• менять срок договора;

• считать скан оригиналом.

Архив должен хранить исходный файл, сведения о загрузке и историю изменений.

Главная польза автоматизации — не быстрый поиск сам по себе. Компания получает контроль над сроками, версиями и связанными обязательствами.

Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.