Здесь есть важный момент: даже если оригинал документа пришел с опозданием, саму хозяйственную операцию нужно было отразить в учете вовремя. На основании договора, переписки или даже скан-образа вы составляете бухгалтерскую справку и делаете запись в регистрах. А когда оригинал наконец поступил и в нем оказались расхождения с тем, что вы уже записали, — вносите корректировки. Такие корректировки в бухучете признаются изменением оценочных значений (ПБУ 21/2008). 

Важное правило: если документ пришел в пределах того же отчетного года, исправления делают в месяце его поступления. А вот если вы уже подписали и утвердили годовую отчетность — корректировать прошлый год нельзя. 

Здесь действует другое правило: для признания расхода в целях налогообложения первичный документ обязателен (п. 1 ст. 252 НК). По общему правилу расходы отражают в том периоде, к которому они относятся (п. 1 ст. 272 НК). 

Что делать, если документ пришел после сдачи декларации?

• Вариант 1 (основной). Внести исправления в налоговые регистры за тот период, к которому относятся расходы, скорректировать налоговую базу и подать уточненную декларацию за этот период. 

Вариант 2 (альтернативный). Учесть расходы в текущем периоде (когда документ пришел). Но это возможно только при одновременном соблюдении двух условий (п. 1 ст. 54 НК):

• неотражение расхода в прошлом периоде привело к переплате налога в том периоде;

• на дату подачи декларации за текущий период со дня уплаты налога по декларации с пропущенным расходом не прошло трех лет. 

Практический совет: если вы выбираете вариант с учетом в текущем периоде, убедитесь, что декларация за этот период прибыльная (не убыточная). 

В 2026 году особенно важно следить за изменением налоговых ставок. Минфин подчеркивает: нельзя «перекидывать» расходы в период с более высокой ставкой налога, чтобы искусственно увеличить налоговую нагрузку. Поэтому перед тем как выбирать вариант учета, просчитайте налоговую нагрузку в обоих периодах. 

Еще один момент: для некоторых видов расходов дата признания в налоговом учете не привязана жестко к дате получения документа. Например, для длящихся услуг (связь, интернет, коммунальные платежи) можно закрепить в учетной политике один из вариантов: дата расчетов по договору, дата предъявления документов или последнее число отчетного периода. Тогда не придется ждать опоздавший акт — вы признаете расход на основании закрепленного правила. 

• Фиксируйте дату поступления. Сохраняйте конверт со штампом, делайте запись в журнале входящей документации или берите расписку — это пригодится при спорах с налоговой. 

• Пропишите порядок в учетной политике. Если у вас регулярно опаздывают документы по каким-то типам операций (например, по ГСМ или длящимся услугам), заранее пропишите в учетной политике, как вы будете их учитывать. 

• Сверяйте с контрагентом. Если данные в вашем учете и в учете контрагента расходятся, проведите сверку и зафиксируйте расхождения в акте. 

Главное — не пытайтесь искусственно «подтянуть» расход к нужному периоду без оснований. Действуйте в рамках норм НК и закрепленных в учетной политике правил — это снизит риски при проверках.

В нашей базе консультаций уже более 290 ответов экспертов по вопросам первичных документов.