Своевременное и правильное составление графика отпусков на следующий год позволит организации избежать штрафов, а сотрудникам гарантирует реализацию их права на отдых. Далее приведем памятку для кадровиков и работодателей, где будут собраны только актуальные нормы Трудового кодекса РФ и разъяснения контролирующих ведомств, которые помогут подготовить безупречный график на 2027 год. Поговорим о том, обязателен ли этот документ, когда, в какой форме и по каким правилам он составляется, как внести в него изменения и сколько его хранить. Также приведем готовый образец.

Над статьей работали:
редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Обязателен ли график отпусков
2. Когда составляется график отпусков
3. Форма графика отпусков
4. Правила составления графика отпусков
5. Образец графика отпусков
6. Внесение изменений в график отпусков
7. Срок хранения графика отпусков

График отпусков – это локальный нормативный акт, который признается обязательным как для работодателя, так и для сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Однако это правило не без исключений. Так, микропредприятия, заключающие трудовые договоры по типовой форме, могут заменить данный график письменным соглашением между работодателем и работником (Письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Все остальные организации и ИП, в отношении которых действуют общие правила, обязаны иметь этот документ. За его отсутствие предусмотрено административное наказание на основании частей 1 и 2 статьи 5.27 КоАП РФ.

За первичное нарушение закон предусматривает:

• официальное предупреждение;
• денежный штраф. Для организаций его размер достигает 50 000 рублей.

При повторном совершении аналогичного проступка меры ужесточаются. В результате к нарушителю могут применить следующие меры:

• дисквалификацию руководящих сотрудников на период от 1 года до 3 лет
• денежный штраф. При этом для юридических лиц сумма возрастает до 70 000 рублей.

Данные штрафные санкции полностью идентичны наказанию за ситуацию, когда работнику не предоставлен ежегодный отдых.

Вопросу о том, когда нужно составить этот документ, посвящены ч. 1 ст. 123 ТК РФ и Письмо Минтруда России от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399.

Составляется он на год, следующий за текущим, не позже 17 декабря. В 2026 году 17 декабря выпадает на четверг. Но утвердить график можно и до этой даты. Компании часто оформляют документ заранее, когда 17 декабря выпадает на выходной день. При этом важно помнить, что в приведенной ситуации актуально правило, установленное ч. 4 ст. 14 ТК РФ. Оно гласит, что если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока будет считаться ближайший следующий за ним рабочий день.

На практике нередко возникает вопрос о том, нужно ли утверждать рассматриваемый график вновь созданным организациям в первый год их работы. Напрямую этот момент не урегулирован. Закон не обязывает работодателей составлять график отпусков на текущий год, об этом говорится и в Письме Минтруда России от 16.10.2023 № 14-6/ООГ-6470. Также закон не обязывает составлять этот документ в ситуации, когда компания только начала свою деятельность. Однако стоит отметить, что его оформление организацией, созданной в начале года, будет верным решением. Это позволит регламентировать порядок выхода в отпуск работников, имеющих право на отдых в удобное для них время согласно ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ (Письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждена унифицированная форма графика отпусков № Т-7 (ОКУД 0301020). Она применяется с 3 апреля 2004 года, однако с 1 января 2013 года не является обязательной к применению. Поэтому составить данный документ можно как по унифицированной форме № Т-7, так и по форме, которую работодатель разработает самостоятельно.

Документ составляется в отношении всего штата организации, включая внешних и внутренних совместителей, а также сотрудников со срочными трудовыми договорами. Женщин в декрете вносят в график, если их возвращение на рабочее место планируется в текущем календарном году. Для мобилизованных граждан место в расписании бронируется только после официального восстановления действия их трудового договора (Письмо Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321).

Очередность отдыха устанавливает руководство. Проводить обязательное согласование дат со всеми остальными сотрудниками нужно лишь тогда, когда это прямо прописано в коллективном договоре или внутренних регламентах компании (ст. 123 ТК РФ).

Право на отдых в приоритетное время имеют:

• родители детей-инвалидов (один из законных представителей) – в любые удобные им периоды;
• многодетные сотрудники (имеющие от 3 детей до 18 лет, пока младшему не исполнилось 14 лет) – в любые удобные им периоды;
• сотрудники-совместители – одновременно с предоставлением оплачиваемых отпусков по основному месту занятости;
• женщины в связи с материнством – непосредственно до начала отпуска по беременности и родам либо сразу после завершения отпуска по уходу за ребенком;
• ветераны боевых действий, несовершеннолетние, почетные доноры и пострадавшие от радиации на ЧАЭС – в любые удобные им периоды;
• мобилизованные граждане – на протяжении полугода после возобновления трудовых отношений;
• супруги военнослужащих – синхронно с отпуском мужа или жены;
• близкие родственники (родители, дети) некоторых категорий военнослужащих со статусом инвалидов I или II группы (при отсутствии супруга) – на период отпуска военнослужащего.

Дополнительные льготные статусы сотрудников работодатель вправе утвердить самостоятельно через свой локальный нормативный акт или коллективный договор.

В графике фиксируют планируемую дату начала отдыха и его точную длительность. Если период дробится, то данные вносятся отдельно по каждой части. Если отпуск был отгулян авансом, то в плане на будущий год отображают только оставшиеся неиспользованные дни, а выданный ранее аванс фиксируют в поле «Примечание».

До утверждения рассматриваемого графика проект документа и обоснование по нему нужно направить на согласование в профсоюз, при его наличии (ч. 1 ст. 123, ч. 1 ст. 372 ТК РФ).

Документ вводится в действие подписью руководителя в поле «Утверждаю». Издавать отдельный приказ об утверждении необязательно, но допустимо (Письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399). На практике он помогает распределить задачи, к примеру, обязать кадровую службу своевременно рассылать сотрудникам уведомления о начале отпуска.

При использовании самостоятельно разработанного бланка, реквизиты приказа о его утверждении (вид документа, дату и номер) вносят под словом «УТВЕРЖДЕНО» в верхнем правом углу. Также компания может вести документооборот в порядке, установленном в правилах внутреннего трудового распорядка или положении об отпусках (ст. 8, 22, 189 ТК РФ).

Сотрудников знакомят с готовым графиком отпусков под подпись. Для этого в саму форму добавляют специальную графу либо ведут отдельный лист ознакомления. Конкретные сроки этой процедуры законом не регламентированы. Работодатель может их зафиксировать своим внутренним распоряжением. При отказе сотрудника ставить подпись об ознакомлении с документом оформляется соответствующий акт.

В данном разделе размещен образец рассматриваемого документа. Его можно скачать и использовать в работе.

Законодательство не устанавливает жесткого порядка внесения изменений в график. Работодатель вправе закрепить его в своих локальных актах.

Основные способы внесения изменений следующие:

• по заявлению работника. При переносе отпуска сотрудник подает заявление в произвольной форме с указанием новых дат и причины. При необходимости нужно приложить подтверждающие документы (к примеру, листок нетрудоспособности);
• на основании приказа. Если изменений много либо нужно четко распределить поручения, то издают приказ. В нем указывают суть изменений, ответственных лиц и сроки. Приказом можно оформить правки сразу по нескольким работникам;
• в виде дополнения к графику. Для новых работников, принятых после утверждения графика, оформляют специальное дополнение. Его утверждают в том же порядке, что и основной документ;
• исправление технических ошибок. Описки и опечатки, не влияющие на предоставление отпуска, можно не исправлять. Если ошибка искажает даты, то издают приказ с указанием, какая ошибка исправляется и каковы верные данные.

Рассмотрим, как в документе отразить разные виды изменений:

1. Изменение дат отпуска. В унифицированной форме Т‑7 в графе 8 указывают реквизиты документа‑основания (к примеру, приказа о переносе), а в графе 9 прописывают новые даты. При необходимости в графе 7 фиксируют фактическую дату начала, а в «Примечании» – количество неиспользованных дней.
2. Изменение количества дней отпуска. Информацию отражают в графе «Примечание» с указанием нового количества дней и документа‑основания (к примеру, дополнительного соглашения к трудовому договору).
3. Смена фамилии или должности. Правки вносят вручную: старую запись зачеркивают, новую вписывают, а в «Примечании» ставят отметку об исправлении с датой, должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью ответственного лица.

Важно помнить, что нельзя переносить отпуск на следующий рабочий год отдельным категориям работников (несовершеннолетним, лицам с вредными или опасными условиями труда) либо допускать работу без положенного отдыха на протяжении 2 лет подряд (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Работников, чьи данные затронуты изменениями, рекомендуется ознакомить с правками под подпись, чтобы избежать претензий по ч. 2 ст. 22 ТК РФ.

Срок хранения графика отпусков составляет 3 года. Такое правило установлено в п. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Специальный срок хранения для приказов об утверждении таких графиков нормативно не установлен. Если данный приказ оформляется, то хранить его желательно также в течение 3 лет.

Сроки отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, в котором закончено делопроизводство по документу. Это следует из ч. 1 ст. 8, абз. 2 ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 123 ТК РФ, ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 453 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.