Трудовой договор не расторгается, а приостанавливается. Рабочее место и должность сохраняются за гражданином на весь период прохождения службы.

Ошибки в оформлении документов или задержка выплат при приостановлении договора приводят к административным штрафам Трудовой инспекции и трудовым спорам.

Ниже — исчерпывающая пошаговая инструкция для бухгалтера и кадровика: как правильно оформить приказ, рассчитать сотрудника, отчитаться в Социальный фонд и сохранить баланс в учете.

Основанием для запуска процедуры служит повестка военного комиссариата о призыве на военную службу по мобилизации (или уведомление о заключении контракта о добровольном содействии выполнению задач Вооруженных Сил Российской Федерации).

Вариант А: Повестка пришла по месту жительства

Сотрудник приносит повестку (или ее заверенную копию) в отдел кадров сам или отправляет с родственниками. Кадровик делает копию, заверяет её подписью и печатью компании, а оригинал возвращает сотруднику (он нужен ему на сборном пункте).

Вариант Б: Повестка пришла по месту работы

Если повестка поступила на адрес организации, кадровик обязан:

1. Зарегистрировать повестку в журнале входящей корреспонденции или в специальном журнале учета воинских документов.

2. Вручить повестку сотруднику лично под подпись не позднее чем за 3 дня до указанной в ней даты явки.

3. Отрезать отрезную часть повестки (расписку), расписаться в ней, поставить печать организации и отправить обратно в военный комиссариат.

Если сотрудник отказывается получать повестку под подпись, составляется акт об отказе в присутствии не менее двух свидетелей. На акте фиксируются дата, время и факт отказа. Акт направляется в комиссариат.

Если вручить повестку невозможно (сотрудник уволился или в отпуске), то организация должна уведомить военкомат в течение суток.

Увольнять мобилизованного сотрудника по пункту 1 части 1 статьи 83 Трудового кодекса запрещено. Работодатель обязан издать приказ о приостановлении действия трудового договора.

Правила составления приказа:

• Дата приостановления. Действие договора приостанавливается с даты, указанной в повестке как день явки на сборный пункт (или с даты вступления в силу контракта).

• Срок действия. В приказе не указывается конкретная дата окончания приостановления. Формулировка: «На период прохождения военной службы по мобилизации (или по контракту)».

• Сохранение места. В тексте прямо фиксируется: «За работником сохраняется занимаемая должность и место работы».

• Гарантии. Указывается распоряжение бухгалтерии произвести полный расчет за фактически отработанное время и причитающиеся выплаты.

Ознакомить работника с приказом нужно под подпись. Если человек уже отбыл на сборный пункт, подпись получают позже или направляют копию приказа заказным письмом с уведомлением по адресу проживания.

В отличие от стандартного увольнения, при приостановлении договора полная «выплата всех расчетных» не производится, если сотрудник сам не изъявил желания получить отдельные компенсации.

Что выплачивается в обязательном порядке:

1. Заработная плата. За все дни, фактически отработанные сотрудником до дня приостановления договора (включая день явки по повестке, если в этот день он работал).

2. Премии и надбавки. Все премиальные выплаты, предусмотренные положениями об оплате труда за отработанный период.

3. Командировочные и подотчетные. Если сотрудник находился в командировке или имел перерасход по подотчетным суммам.

Выплаты должны быть перечислены не позднее дня приостановления действия трудового договора.

Что происходит с отпуском:

• Компенсация за неиспользованный отпуск. Выплачивать компенсацию за неиспользованные дни основного отпуска при приостановлении договора не нужно (и работодатель не имеет права делать это без заявления работника). За человеком сохраняются все накопленные дни отпуска.

• Дополнительный отпуск. Если у сотрудника есть неиспользованные дни дополнительного оплачиваемого отпуска, он имеет право написать заявление о выплате денежной компенсации за дни, превышающие 28 календарных дней.

• Период службы в отпускном стаже. Весь период приостановления трудового договора включается в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Заполнение табеля учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13):

• Дни явки по повестке для медосвидетельствования или сверки данных (до фактической отправки): обозначаются кодом «Г» или цифровым кодом «23» (Исполнение государственных обязанностей). За эти дни за сотрудником сохраняется средний заработок.

• Период службы по мобилизации (начиная со дня приостановления договора): обозначается специальным кодом «ПД» или цифровым кодом «42» (Приостановление действия трудового договора).

Записи в трудовой книжке и личной карточке

• Трудовая книжка (бумажная). Вносить запись о приостановлении трудового договора в бумажную трудовую книжку не обязательно. Однако по желанию сотрудника или решению работодателя запись сделать можно. Формулировка: «Действие трудового договора приостановлено на основании статьи 351.7 Трудового кодекса Российской Федерации».

• Личная карточка (форма № Т-2). В раздел «Дополнительные сведения» вносится запись о приостановлении действия договора с указанием реквизитов приказа и повестки.

Приостановление договора требует срочного информирования государственных органов.

1. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (замена СЗВ-ТД)

Работодатель обязан отправить в Социальный фонд России подраздел 1.1 формы ЕФС-1.

• Кадровое мероприятие: указывает код «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ».

• Срок подачи: не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приостановлении трудового договора.

• Если приказ издан в пятницу, отчет необходимо подать не позднее понедельника.

2. Персонифицированные сведения о физических лицах

Мобилизованный сотрудник продолжает включаться в ежемесячный отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах», подаваемый в налоговую инспекцию. Поле для суммы выплат в месяцах, когда начислений не было, заполняется нулем (или прочерком).

3. Расчет по страховым взносам (РСВ)

Сотрудник включается в Раздел 3 расчета по страховым взносам за все последующие отчетные периоды. В месяцах приостановления договора показатели выплат и базы для исчисления взносов будут нулевыми, но персонифицированные данные сохраняются.

4. Подраздел 1.2 формы ЕФС-1 (страховой стаж)

При сдаче годового отчета по стажу период военной службы по мобилизации отражается с особым кодом «ВОЕНСЛУЖ». Этот период засчитывается в страховой стаж для назначения пенсии.

Поскольку рабочее место мобилизованного сотрудника сохраняется, работодатель имеет право нанять на его место другого человека временно.

Правила оформления временного сотрудника:

• Заключается срочный трудовой договор на основании абзаца 2 части 1 статьи 59 Трудового кодекса Российской Федерации.

• Формулировка условия о сроке: «Договор заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (ФИО), за которым в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы».

• Дата окончания договора конкретной числовой датой не фиксируется. Срочный договор прекращается в день выхода основного сотрудника на работу.

После окончания военной службы мобилизованный гражданин имеет право вернуться на свое прежнее рабочее место.

Алгоритм действий при возвращении:

1. Уведомление. Сотрудник обязан предупредить работодателя о своем выходе на работу за 3 рабочих дня.

2. Приказ возобновлении договора. Руководитель издает приказ о возобновлении действия трудового договора.

3. Отчетность. В Социальный фонд отправляется подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ» (срок — не позднее следующего рабочего дня).

4. Увольнение временного работника. Срочный трудовой договор с временным сотрудником расторгается по пункту 2 части 1 статьи 79 Трудового кодекса в день выхода основного работника.

5. Срок на возвращение. Если сотрудник не приступил к работе по истечении 3 месяцев после окончания прохождения военной службы, работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор по специальному основанию — пункт 13.1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

1. Мобилизованного сотрудника категорически запрещено увольнять. Договор приостанавливается с сохранением должности.

2. Расчет производят строго за отработанное время до дня приостановления. Дни отпуска не компенсируются, а сохраняются за работником.

3. Отправить форму ЕФС-1 с мероприятием «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» в Социальный фонд нужно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

4. В табеле период службы отмечается кодом «ПД» (42), а в отчете по стажу за год — кодом «ВОЕНСЛУЖ».

5. На время отсутствия мобилизованного можно принять нового работника только по срочному трудовому договору.

Воинский учет – это лишь одна из задач, требующих внимания руководителя. Чтобы сосредоточиться на развитии бизнеса и выполнении обязательств перед заказчиками, важно выстроить надёжную систему бухгалтерского и кадрового учёта, которая будет работать как часы. «Мегаконсалт» помогает компаниям организовать эти процессы и превратить административную нагрузку в решаемые задачи.

 Реклама: ООО «МЕГАКОНСАЛТ», ИНН 7814131291, erid: 2W5zFJJ6fvq