Если работник отказывается ставить подпись под кадровым документом, работодателю следует составить акт об отказе. В нем нужно указать дату, время, место, название документа и обстоятельства отказа. Об этом «Клерку» рассказала генеральный директор сервиса по поиску работы и найму сотрудников GdeRabota.ru Екатерина Агаева.

Акт обязателен при отказе сотрудника ознакомиться под подпись с приказом о дисциплинарном взыскании — это предусмотрено ст. 193 ТК РФ. В остальных случаях закон не всегда требует составлять такой документ, однако он поможет работодателю подтвердить соблюдение процедуры.

Единой формы акта нет. В нем необходимо указать сведения о работодателе, работнике, составителе и свидетелях, реквизиты предъявленного документа и содержание отказа. Эксперт рекомендует оформлять акт в присутствии не менее двух свидетелей.

«Главное — не оформляйте акт задним числом и не пишите, что сотрудник ознакомлен с документом, если его фактически не предъявили. Акт подтверждает реальные события», — подчеркнула Агаева.

При этом наличие акта не всегда означает, что сотрудник считается ознакомленным с документом. Все зависит от вида документа, обстоятельств отказа и соблюдения работодателем требований ТК РФ.

Если дистанционный сотрудник игнорирует кадровые уведомления, работодателю нужно направить документы способом, предусмотренным трудовым договором или внутренними правилами компании, и сохранить доказательства отправки и доставки. При отсутствии ответа эксперт советует продублировать уведомление, например заказным письмом, а затем зафиксировать отсутствие реакции.

Отсутствие подписи может привести к признанию кадрового решения незаконным, если работодатель не сможет доказать соблюдение обязательной процедуры. Например, если сотрудника наказали за нарушение локального акта, с которым его не ознакомили, или не подтвердили надлежащее уведомление о сокращении.